EL2D digitalise les commandes sur les chantiers et renforce la qualité de service de ses collaborateurs

Créée en 1966, la société EL2D est historiquement spécialisée dans le bâtiment et l’installation électrique. Lorsqu’elle a été reprise par son dirigeant actuel Nicolas Oudot en 2007, elle pesait alors un million d’euros de chiffre d’affaires et comptait 10 salariés. Aujourd’hui, l’entreprise emploie 160 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de 16 millions d’euros. Une progression portée notamment par la réorientation de sa stratégie, désormais résolument articulée autour des prestations de service.

« Alors qu’auparavant, l’ensemble de l’activité d’EL2D s’articulait autour des travaux, aujourd’hui elle ne représente que 30% de notre chiffre d’affaires, le reste étant le résultat de nos prestations de maintenance et de dépannage sur des installations électriques ou autres systèmes de climatisation, explique Nicolas Oudot, PDG d’EL2D. Dans une moindre mesure, nous poursuivons également nos travaux de plomberies, d’installation de climatisation et de second œuvre (cloisons, plafonds, sols et peinture) ».

Dans le cadre de ses prestations de maintenance, EL2D opère pour moitié auprès de marchés publics et pour moitié dans le privé. « Autant notre activité auprès des acteurs publics sont régis par des accords-cadres, autant avec nos quelques 300 clients du secteur privé, nous avons des contrats de « gré à gré », récurrents mais volatiles, poursuit Nicolas Oudot. Tout l’enjeu pour nous consiste à ne pas les perdre, ce qui nous incite à renforcer en permanence notre valeur ajoutée et notre relation client ». C’est dans cette perspective, et afin d’améliorer le suivi de ses chantiers, que la société s’est équipée de la solution de gestion des achats Oxalys.

Les enjeux : tracer l’ensemble des processus achats et gagner en efficacité

Lors de la reprise de la société en 2007, l’activité de l’entreprise, qui s’articulait surtout autour des travaux, nécessitait de nombreuses commandes auprès de multiples fournisseurs. Les conducteurs de travaux réalisaient alors leurs achats uniquement par téléphone. Les processus de validation pouvaient être longs et le suivi des commandes était très limité. La crise de 2008/2009 a ensuite fragilisé la société qui a dû trouver un nouveau souffle. C’est alors qu’elle a commencé à développer son activité de services. Une évolution qui nécessitait qu’EL2D gagne en réactivité pour éviter que les clients attendent, mais aussi pour améliorer leur satisfaction et ainsi, les fidéliser.

Face à ces enjeux, EL2D entendait en premier lieu digitaliser ses processus achats. Le système de gestion des achats retenu devait donc permettre :

• La validation automatique des achats
• La traçabilité des commandes
• La mise en place d’un référentiel fournisseur centralisé
• Une prise de commande à distance pour les techniciens mobiles

« Nos processus achats évoluaient au même rythme que notre activité, explique Nicolas Oudot. Nous cherchions donc une solution complète disponible sur desktop et mobile susceptible de s’adapter à ces évolutions, tant en termes de volume d’achats, que de stratégie et de rythme de déploiement. Des contraintes auxquelles répondait parfaitement Oxalys, que nous avons connu par cooptation ».

Le projet : mettre en place la solution Oxalys étape par étape

Le projet est lancé en 2011, une fois entériné le choix pour la solution Procure-to-Pay d’Oxalys. Le premier chantier a consisté à mettre en place les workflows de commandes achats avec des seuils d’engagements pour les conducteurs de travaux.

« La démarche consistait à renforcer la traçabilité des achats et ce, chantier par chantier, et d’automatiser les imputations analytiques, précise Nicolas Oudot. Nous entendions également au travers de cet outil rendre nos conducteurs de travaux plus autonomes dans leurs prises de commandes et plus performants et réactifs au quotidien. Une démarche qui s’avérait de plus en plus nécessaire au fur et à mesure que notre activité s’orientait davantage vers les services ».

Afin de fluidifier davantage les prises de commandes et de renforcer l’autonomie de ses conducteurs de travaux dans leurs prises de commandes, EL2D s’est ensuite appuyé sur la gestion des « catalogues fournisseurs » de la solution Procure-to-Pay d’Oxalys en 2012. Cette fonctionnalité a permis de mettre en place un référentiel fournisseurs respectant sa politique achat. « Nous avons également pu créer un outil de rayonnage virtuel dans lequel nous mettons en avant les références que nous sélectionnons, poursuit Nicolas Oudot. Cet outil, conjugué à notre système de workflow, permet à nos acheteurs de réaliser leurs commandes sans que nous ayons à faire de contrôle ni de validation à posteriori. En facilitant le suivi et la validation de leurs demandes d’achats ainsi que l’accès aux informations utiles pour valider ou refuser un achat, Oxalys contribue au renforcement du contrôle de la chaîne d’approvisionnement ».

Enfin, pour que ses techniciens et conducteurs de travaux sur le terrain gagnent en efficacité, EL2D a décidé en 2016 de digitaliser l’ensemble de sa Supply Chain et de les équiper de la solution de Mobile Procurement d’Oxalys.

« Auparavant les techniciens ou conducteurs de travaux devaient se rendre au comptoir de nos fournisseurs ou à notre entrepôt de stockage pour acheter et retirer de la marchandise, ajoute Nicolas Oudot. Désormais ils sont équipés de tablettes et de l’application de Mobile Procurement d’Oxalys à partir desquelles ils peuvent réaliser leurs commandes directement depuis leur chantier et sans attendre que la demande remonte par le siège. »

« Au-delà de sa dimension mobile, cette application est par ailleurs suffisamment complète et précise pour permettre à nos utilisateurs de définir leurs besoins et que le logisticien, ensuite, soit capable de l’identifier et de l’extraire du stock. Nous avons également recruté des livreurs chargés de leur livrer leurs commandes directement sur leur lieu de travail ».

Au même moment, EL2D s’est également équipé de la gestion des stocks Oxalys afin de renforcer sa maîtrise du référencement et du réapprovisionnement.

La prochaine étape pour l’entreprise consistera à déployer le module d’emplacement logistique. « Nous aurons alors digitalisé l’ensemble de nos Supply Chain, depuis les approvisionnements jusqu’à la gestion des stocks et des emplacements logistiques »

Les bénéfices : un outil professionnel pour des utilisateurs non acheteurs

À ce jour, EL2D compte parmi ses collaborateurs des chargés d’affaires, des conducteurs de travaux et des techniciens, mais pas d’acheteurs. « La solution de gestion des achats d’Oxalys et en particulier les solutions dédiées aux collaborateurs mobiles est particulièrement facile d’utilisation et à ce titre, adaptée pour des acheteurs non professionnels, constate Nicolas Oudot. Au-delà de sa puissance et de sa richesse fonctionnelle, cette solution est tout à la fois qualitative et résolument orientée utilisateurs ».

Avec Oxalys, EL2D a digitalisé l’ensemble de sa Supply Chain et gagne ainsi un temps précieux dans ses processus de gestion des commandes et d’approvisionnement des chantiers.