Axian Group, n°1 des télécoms dans l’Océan Indien, mise sur Oxalys pour piloter sa chaine Achats de ses 25 filiales

Axian Group : Let’s grow together

L’histoire du groupe pan africain Axian, c’est avant tout l’histoire d’une famille de français d’origine indienne, nés sur l’île rouge, qui créent dans les années 30 une entreprise de négoce qui va devenir, presque un siècle plus tard, un groupe international articulé autour de 5 industries à fort potentiel : les télécoms avec son emblématique marque Telma, l’énergie avec sa centaine de stations-services à Madagascar, l’immobilier, la banque (en particulier avec le mobile banking) et la fintech et l’open innovation. « Nous développons nos activités en Afrique car elles y créent de la croissance et du développement comme elles l’ont permis à Madagascar », explique Philippe Prodhomme, Directeur financier du groupe à l’origine du projet Oxalys.

« Nous participons à l’inclusion technologique et financière des habitants en intervenant sur des secteurs stratégiques comme les télécoms ou l’énergie qui nécessitent de relever des enjeux stratégiques en matière de Supply Chain en garantissant notamment la réactivité et l’intégrité dans nos relations fournisseurs ». C’est pour faire face à une forte croissance que Philippe Prodhomme et son équipe décident mi 2017 de lancer un RFI (Request For Information) afin d’identifier des fournisseurs potentiels capables de permettre à l’entreprise de gagner en maturité Achats.

Les enjeux : garantir l’intégrité de la chaine achats, du sourcing au paiement des factures fournisseurs

L’entreprise utilise déjà plusieurs ERP dans ses filiales, qui disposent de fonctionnalités Achats mais qui restent limitées et ne permettent pas de :

• Garantir l’intégrité de l’acte d’Achats,
• Assurer une grande traçabilité sur tout le processus,
• Dématérialiser les flux, d’optimiser les processus de validation,
• Mettre à disposition des fournisseurs une plateforme de services pour mieux communiquer avec eux et mieux contrôler les workflows.

A terme, l’idée est aussi de disposer d’une base de données commune de fournisseurs à l’ensemble des filiales afin de disposer d’un référentiel commun. Lors du RFI, Philippe et son équipe identifient le potentiel offert par les solutions Achats et une, plus particulière, va retenir leur attention : Oxalys qui se différencie par sa maturité et ses références très convaincantes. « Nous avons vu que nous pouvions disposer d’une couverture fonctionnelle beaucoup plus large que ce que nous imaginions pour gérer une grosse volumétrie d’achats (qui peut atteindre jusqu’à 50 millions d’euros d’achats pour une seule de nos opérations télécom) et pour disposer d’un réel moyen de communiquer avec les fournisseurs » explique Philippe.

Le projet : faire du logiciel Oxalys, l’outil central de pilotage de la politique Achats

Comme le précise Philippe, « ce qui a fait la différence entre Oxalys et les autres éditeurs, ce sont la maturité et la compréhension de notre problématique ». Le choix se porte donc sur la solution Oxalys et le projet démarre en mars 2018. Deux questions importantes se posent alors : identifier l’entreprise pilote et définir le mode de fonctionnement de la solution Achats avec les ERP existants. Si l’interface avec l’ERP était également un critère de choix important, il n’en demeure pas moins qu’il faut définir le mode de pilotage des Achats entre l’ERP et la solution Achats. Philippe va rapidement trancher : « nous avons rapidement fait le choix de centraliser le pilotage de nos processus Achats dans Oxalys tout en développant une interface avec l’ensemble de nos ERP afin de disposer d’une plus grande visibilité. » Le consultant Oxalys va alors organiser des ateliers de travail avec les équipes afin de définir précisément les besoins et la solution est déployée dans la filiale TOM (Towerco of Madagascar) du groupe, leader des Tower Companies à Madagascar et dans l’Océan Indien.

Tous les processus de la chaine Achats ont été dématérialisés jusqu’à la facture et leur reconnaissance automatisé permet ainsi de gagner en productivité et de fiabiliser les saisies. Philippe souligne :

Les bénéfices : un projet structurant sur toute la chaîne de valeur

Actuellement 6 sociétés et 100 utilisateurs (opérationnels, acheteurs, comptables et responsables de services) utilisent déjà la solution via un centre de services partagés et les bénéfices sont déjà en partie visibles même si la vision sur toute la chaîne de valeur portée par Philippe Prodhomme n’est pas entièrement aboutie pour le moment :

En effet, finis les parapheurs épais et le risque qu’une facture fournisseur passe à la trappe et ne soit pas comptabilisée. Les processus sont plus fiables grâce à la grande traçabilité et l’automatisation offertes par la solution Oxalys. Les appels d’offres sont également plus transparents grâce à la plateforme de sourcing pensée pour assurer un « selfcare fournisseurs » de bout en bout. Philippe Prodhomme se félicite des premiers résultats et voit déjà tous les bénéfices sur le long terme d’un tel projet :

A terme, la solution couvrira tout le processus, depuis le sourcing et l’intégration de fournisseurs dans une base de données unique jusqu’à la dématérialisation intelligente des factures tout en garantissant une relation forte avec les fournisseurs basée sur la réactivité, l’efficacité et la transparence. Une vision de la relation fournisseurs portée par Philippe autour d’une notion forte :

Les perspectives : vers une vision mature, globale et alignée Finance & Achats

Si le projet s’est bien déroulé et que la collaboration avec Oxalys a été jugée « excellente » par les équipes, ces dernières ont fait face à quelques freins en interne, une phase somme toute classique de tout projet innovant. « Nous avons dû gérer des réticences internes dues à la peur du changement et à un manque de compréhension des atouts d’une solution Achats dédiée, mais à présent les utilisateurs sont très satisfaits de la solution » explique Philippe. « Nous entrons en phase 2 du déploiement et nous avons encore un travail à faire en matière d’information et d’éducation sur l’intérêt de la solution afin de faire adhérer les équipes. A terme, nous aurons plus de 200 utilisateurs sur l’ensemble des filiales et c’est important qu’ils adhèrent tous à l’outil. »

D’autres évolutions sont prévues comme la mise en place de la mobilité avec la possibilité de passer des commandes et des validations sur terminal mobile sur des chantiers, la mise en place d’un reporting plus poussé, une base de données unique, un scoring fournisseurs évolué et l’élargissement à Telma et Jovena, les deux filiales les plus importantes.