Le S2C : Maîtrisez le processus Source to Contract et créez de la valeur

S2C est un acronyme qui vous parle ? Il s’agit du Source to Contract, un formidable outil d’optimisation de vos processus de sourcing. Si vous avez besoin de coordonner vos équipes, renforcer vos relations fournisseurs et optimiser vos ressources internes, structurer vos processus S2C va vous permettre de gagner en visibilité et efficacité immédiatement.   

Dans un contexte économique ultra variable, vous devez gagner en agilité en matière de sourcing. La mise en place de solutions S2C vous permet de relever ces nouveaux challenges en toute sérénité.  Petit tour d’horizon de tout ce que peut apporter une solution S2C à des responsables Achats matures et innovants. Comme vous.

S2C / Source to Contract : qu’est-ce que c’est ?

S2C ou Source to Contract est une solution digitale qui permet de standardiser et gérer tous les processus de sourcing de la recherche du fournisseur jusqu’à la contractualisation.  En fournissant un workflow clair et une plus grande transparence, cette approche permet d’être plus agile dans votre sourcing, de gagner du temps lors de la phase de sourcing et d’améliorer votre performance Achats sur cette phase.  

Le S2C participe à simplifier la mise en œuvre de votre stratégie achat, sécurise et simplifie la gestion de vos contrats, en homogénéisant les pratiques dans votre organisation et en améliorant la collaboration entre les parties prenantes.  

La standardisation des processus S2C permet de : 

• S’assurer de la bonne gestion et coordination des fournisseurs,  
• Disposer d’une visibilité complète sur la stratégie achats, 
• Réduire les tâches chronophages, 
• Homogénéiser et unifier les processus de mise en concurrence et de consultation. 

Où situer l’e-sourcing vis à vis de l’e-procurement ? L’e-sourcing se positionne en amont du procurement au niveau de la recherche, la consultation, la sélection et la contractualisation avec les fournisseurs. L’e-procurement quant à lui, traite de la partie transactionnelle qui découle du S2C (mise en application et respect des clauses des contrats, approvisionnements, passation des commandes, réceptions, rapprochement et contrôle des factures fournisseurs, etc.). 

Le S2C répond aux enjeux de plusieurs typologies de sourcing : 

• Le sourcing stratégique 

Il consiste à sélectionner des fournisseurs avec des spécifications et des objectifs précis qui nécessite de collecter et analyser des données, étudier les marchés, négocier et conclure des contrats. Il permet d’avoir une vision plus globale et à long terme sur les achats en raisonnant au niveau du cycle de vie d’un produit et non simplement au niveau du prix. Les fournisseurs sont considérés comme de véritables partenaires.

• Le sourcing opérationnel

Le sourcing opérationnel fournit des biens et services nécessaires au bon fonctionnement des opérations quotidiennes de votre entreprise. Les processus associés sont encore trop souvent gérés manuellement sans vision d’ensemble ce qui peut rendre plus complexe de maintenir la qualité et l’efficacité des achats. Avec la mise en place d’un processus S2C, le sourcing opérationnel est simplifié et structuré dans le respect de la stratégie achat définie.

• Le sourcing durable et responsable

Le sourcing durable est une approche qui vise à opter pour des matières premières et des fournisseurs dits responsables. Cela signifie concrètement, pour les acheteurs, intégrer les performances environnementales, sociales et éthiques dans la sélection de leurs fournisseurs. Un processus S2C permet de garantir le sourcing responsable grâce à une structuration de la démarche et la définition de règles et critères de choix précis et identifiables aisément.

Le S2C : les 4 étapes indispensables pour créer de la valeur

Voyons à présent quelles sont les différentes étapes du sourcing que couvre un processus S2C. 

• Choisir et connaitre ses fournisseur

Le processus S2C gère tout le cycle de vie du fournisseur, depuis les premières prises de contact, toutes les interactions avec le fournisseur sont tracées et pilotées  : échanges avant accréditation, prévisions d’achats, plans de progrès, retours d’expérience, etc. Tous ces éléments étant tracés, vous pouvez ensuite les partager pour renforcer la collaboration entre vos équipes internes. 

• Gérer des appels d’offres 

Le processus S2C intègre la préparation et la gestion des consultations avec un suivi précis des échanges avec les fournisseurs, de la première prise de contact à la contractualisation. L’ensemble des processus S2C étant structuré, les offres sont évaluées selon des critères unifiés mais tout de même personnalisés : quantitatifs (prix, délai, …) et qualitatifs (qualité des relations, capacités à la co-production, etc.) … 

• Préparer et suivre les expéditions

Autre point important dans le processus S2C : Les logisticiens peuvent identifier et préparer les groupages et les éventuels INCOTERMS. La chaîne de transport est prise en compte dans le processus, y compris en cas de transit et de transport multimodal. 

• Évaluer et améliorer la performance des fournisseurs

Autre point clé du processus S2C : l’évaluation de la performance de vos fournisseurs. Grâce à la standardisation de vos processus, vous collectez des données tout au long du cycle de vie de vos fournisseurs. Grâce à l’analyse de ces données, vous mettez en œuvre une politique d’amélioration continue qui crée de la valeur pour tous. 

Parce que la standardisation simplifie et homogénéise les tâches (et permet de les digitaliser) les acheteurs se libèrent de tâches chronophages pour se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée pour la stratégie achat.

S2C : 5 facteurs clés de succès pour optimiser le processus de sourcing 

• Définissez clairement vos besoins

La première étape de la mise en place d’un processus S2C est de définir clairement vos besoins. Plus vos critères de choix et vos exigences seront formalisés et précis et plus vous permettrez à vos équipes Achats de vous dénicher la perle rare en matière de fournisseurs et de prend re la bonne décision au bon moment. 

Si nécessaire, utilisez des outils de gestion des achats pour suivre et hiérarchiser vos besoins en fonction de leur urgence et de leur importance.  

• Automatisez les tâches répétitives

Automatiser vos tâches les plus chronophages va vous permettre d’accélérer vos processus de sourcing. Avec les solutions digitales dédiées aux achats, vous bénéficiez de fonctionnalités d’automatisation pour sourcer et gérer des fournisseurs, comparer vos offres et piloter vos contrats.

Résultat : Vous gagnez en efficacité et surtout en fiabilité pour accélérer et sécuriser vos prises de décision. 

• Utilisez des outils d’analyse de données

En utilisant des outils d’analyse de la data, vous identifiez vos tendances d’achat, vous évaluez la performance des fournisseurs et identifiez plus rapidement les optimisations possibles.  

• Mettez en place des processus de validation et d’approbation efficaces et sécurisés 

Les processus de validation et d’approbation sont essentiels pour assurer la transparence dans le processus de sourcing et ils sont parfois source de perte de temps et/ou d’erreurs. L’automatisation de vos circuits de validation du S2C sécurise et accélère les décisions d’achats. Elle permet également de s’assurer du respect des politiques achats, définies par l’ensemble des parties prenantes 

• Suivez et évaluez la performance de votre processus S2C

Une fois votre processus S2C mis en place, vous allez suivre et évaluer la performance globale afin de mettre en place une politique d’amélioration continue. Vos KPI Achats (indicateurs clés de performance) et vos tableaux de bord vous seront d’une aide précieuse pour évaluer l’efficacité du S2C. 

S2C : Comment choisir une solution Source to Contract adaptée pour un sourcing fournisseur efficace ?

Comme pour toutes les optimisations de processus achats, standardiser rime très souvent avec digitaliser. En effet, une fois vos processus structurés vous devez vous assurer de leur respect. Quoi de mieux qu’une solution Source to Contract complète comme celle d’Oxalys pour cela ? 

Avec Oxalys S2C, vous allez maximiser l’efficacité de votre Sourcing Fournisseurs et automatiser toutes vos étapes de sourcing – trouver vos fournisseurs, suivre les contrats, être plus performant dans les achats, etc. –  

Voici toutes les bonnes raisons d’utiliser le logiciel S2C  Oxalys :   

• Partager un référentiel unique et centralisé de vos contrats de l’entreprise
• Accélérer les processus de révision, d’annotation et de finalisation des contrats
• Respecter le processus de validation des contrats de l’entreprise en automatisant leur intégration dans la contrathèque
• Suivre en temps réel l’état d’avancement du processus de validation et de signature des contrats
• Être alerté des échéances à venir sur les contrats : fin de contrat, reconduction tacite
• Optimiser le contrôle du processus de gestion des contrats
• Réaliser des avenants conformes aux règles régissant le contrat initial
• Favoriser les achats / approvisionnements sur des éléments déjà négociés et dans le respect des règles définies
• Suivre l’avancement des consommations sur contrats
• Faciliter le rapprochement comptable (facturation)
• Limiter les risques de perte de documents et d’erreurs

Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, l’optimisation de vos processus S2C devient un élément clé de la performance achats et plus largement de la performance globale de votre entreprise.  Pour vous y aider, les logiciels dédiés S2C mettent à votre disposition de puissantes fonctionnalités qui vous permettent d’automatiser vos processus et vous aident à vous concentrer sur l’essentiel de votre métier : bien acheter.