Contrat fournisseur : faites rimer digitaliser avec fiabilité et efficacité

Le contrat fournisseur est un point clé de la stratégie Achats.  Indispensable pour garantir une relation commerciale claire et structurée, il participe à la performance globale en permettant d’optimiser les coûts, de renforcer la qualité des achats, de réduire significativement les risques fournisseurs et de rendre l’entreprise plus compétitive. Dans cet article, découvrez comment la digitalisation vous apporte traçabilité, fiabilité et sérénité pour gérer cette étape critique du sourcing fournisseur.  

Le contrat fournisseur ou le nerf de la guerre pour les responsables Achats

La gestion des contrats est un élément clé du sourcing fournisseur et nécessite un suivi, un pilotage et une mise à disposition simples, tout au long du processus de procure-to-pay. La gestion des contrats n’est pas une simple formalité juridique. Elle est devenue la pierre angulaire du S2C.

Le contrat fournisseur : Qu’est-ce que c’est ? 

Le contrat fournisseur est un accord à valeur juridique, passé entre un acheteur et son fournisseur et qui crée des obligations réciproques. 

Chaque type de contrat est régi par des règles spécifiques du Code civil ou du Code de commerce, selon l’activité et le secteur ainsi que le type de contrat : distribution, commercial, partenariat, etc. 

Le contrat fournisseur définit précisément les termes et conditions de fournitures des biens et/ou services par le fournisseur à l’entreprise. Généralement, il précise les obligations du client et du fournisseur ainsi que des informations sur le produit et le service, la livraison, les délais de paiement et tout ce qui permet de définir une relation commerciale saine, claire et structurée.

Le contrat fournisseur : quels enjeux pour les responsables achats  ? 

Cet accord juridique ne se résume pas à la simple signature de contrat fournisseur. La bonne gestion du contrat fournisseur est un outil indispensable pour assurer le respect de la stratégie Achats  adoptée par l’organisation et plus spécifiquement pour :  

• Atteindre des objectifs de réduction des coûts en optimisant les dépenses et en réalisant des économies d’échelle, 
• Maitriser la gestion des risques liés à la sécurité de l’approvisionnement ou à la conformité légale et réglementaire, 
• Respecter les standards de qualité et de la performance fournisseur afin de maintenir des critères de qualité élevés et évaluer les fournisseurs, 
• Développer une bonne gestion des relations fournisseurs avec une bonne communication et une bonne collaboration pour faciliter la gestion de litiges qui perturberaient la chaîne d’approvisionnement. 
• Renforcer l’innovation et la compétitivité grâce à des relation solides permettant d’accéder à des technologies nouvelles et différenciantes 
• Optimiser les processus que ce soit en matière d’automatisation et de rationalisation du processus S2C ou de l’analyse des performances des contrats, 
• Développer les achats responsables en favorisant les pratiques écoresponsables et les critères de durabilité. 

Pour toutes ces raisons, les processus liés au contrat fournisseur doivent faire l’objet d’une attention particulière.

Contrat fournisseur : ce que dit la loi en France et quelles sont les mentions obligatoires  ?

Il n’y a pas de modèle de contrat fournisseur type mais des mentions obligatoires à intégrer dans vos contrats fournisseurs : 

Des informations précises sur les parties : 

• L’identité complète des deux parties  
• Les informations légales des entreprises et en particulier du fournisseur 

Les clauses commerciales : 

• Les conditions générales de vente (appelées aussi CGV), souvent inclues dans le contrat 
• Le barème des prix unitaires, les conditions de règlement et les éventuelles réductions de prix 
• Les délais de paiement, selon les règles en vigueur (45, 60 ou 90 jours maximum selon les cas si vous êtes en France) 

Obligations réciproques : 

• Les responsabilités et rôles respectifs des parties 
• Les éléments de coopération commerciale et leurs modalités d’exécution 

Autres mentions importantes : 

• La durée du contrat et ses modalités de renouvellement et de résiliation 
• Les règles applicables en matière de propriété intellectuelle  
• Les modalités prévues pour le traitement des réclamations et les modalités d’exercice de garanties 
• L’éventuelle garantie financière ou assurance de responsabilité professionnelle souscrite par le fournisseur 

Ces éléments garantissent la conformité légale et facilitent la gestion des relations commerciales entre fournisseur et distributeur. 

Quelles sont les clauses d’un contrat fournisseur ? 

Un contrat fournisseur peut également inclure des clauses spécifiques qui garantiront une relation commerciale claire et sécurisée. Généralement, cela porte sur : 

• Les clauses relatives aux responsabilités et obligations qui définissent les responsabilités et les dispositions sur la qualité et la conformité, y compris les conditions de retours, 
• Les clauses financières dont le prix et les modalités de paiement (prix unitaire, conditions de règlement, délais de paiement, pénalités en cas de retard, etc.) et des clauses de rendement (quotas, objectifs de vente etc.), 
• Des clauses de garantie portant sur la garantie légale et contractuelle et les clauses de confidentialité, 
• Des clauses d’exclusivité et non-concurrence comme des exclusivités territoriales ou sectorielles par exemple, 
• Des clauses de résolution des litiges (conciliation, arbitrage, juridiction compétente), 
• Des clauses de cession et sous-traitance du contrat. 

Toutes ces clauses doivent être adaptées aux spécificités du contrat et de votre entreprise tout en respectant le cadre légal (droit commercial et droit à la concurrence). 

Dans quelles conditions passer un accord-cadre ? 

L’accord-cadre est un outil BtoB qui permet d’optimiser la politique Achats afin d’avoir une meilleure maitrise des conditions tarifaires et des services et produits que vous négociez.  L’idée est de définir un cadre de relations contractuelles entre deux parties qui s’appliqueront aux commandes à venir (prix, services, conditions de livraison, etc.) en particulier dans le cadre d’achats récurrents.  

Contrat fournisseur : il est temps de passer à la digitalisation du processus 

Bien gérer les contrats fournisseurs nécessite une grande rigueur et le recours à des outils digitaux dédiés pour automatiser les processus et le suivi permet de réduire au maximum les risques liés au respect de la politique Achats, le suivi des échéances ou des manquements contractuels. 

Attention toutefois à ne pas confondre logiciel de gestion de contrat et logiciel de signature de contrats. 

Un logiciel de gestion de contrat fournisseur pour relever les défis des acheteurs  

La négociation de contrat fournisseur inclut plusieurs aspects stratégiques, opérationnels et relationnels sur lesquels les acheteurs doivent porter une attention particulière :  

• La bonne définition des termes contractuels en termes de délais, de qualité, de prix et conditions financières, 
• La gestion de relations positives avec les fournisseurs afin de développer des contrats sur le long terme et en évitant les conflits d’intérêts 
• La complexité de certaines clauses contractuelles (langage ambigu, conformité légale, etc.) 
• L’anticipation des risques 
• La bonne gestion des volumes  
• La multiplicité des contrats en simultané   
• Le manque de visibilité sur la performance des fournisseurs 
• Le suivi de l’application du contrat et des différentes pièces et documents 

Une solution de gestion des contrats, telle que celle d’Oxalys, fiabilise toutes les étapes de la création au suivi en passant par la signature de vos contrats fournisseurs et simplifie vos processus. 

Oxalys : un logiciel complet de création et de signature de contrat fournisseur 

Avec la solution de gestion des contrats Oxalys, vous accédez à de nouvelles fonctionnalités qui vont changer votre quotidien. La relation est formalisée et vos transactions sécurisées au sein d’une solution e-achats qui a fait ses preuves : 

1. Vous créez vos contrats fournisseurs facilement grâce à la centralisation de toutes les informations légales et vous ajoutez simplement les conditions particulières de votre accord. 
2. Vous enregistrez vos accords de prix avec l’assurance de rédiger aisément des contrats conformes à la réglementation et aux accords préalables entre votre organisation et vos fournisseurs. 
3. Vous gérez et suivez vos accords grâce à un accès centralisé à tous les documents liés à la transaction : seuils, barèmes de prix, avenants aux conditions générales, etc. 
4. Vous anticipez vos délais en étant informé des échéances de fin de contrat ou de renouvellement par le biais de notifications. 
5. Vous vous assurez de respecter les conditions de vos contrats avec un accès à l’ensemble de vos documents cadres et l’exécution des contrats sereinement. 
6. Vous augmentez la rentabilité de votre entreprise grâce à un suivi continu de vos contrats et l’automatisation des alertes liées aux échéances et vous gérez au plus près de l’entreprise.