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Qu’est-ce qu’une gestion des fournisseurs ? Tour d’horizon des bonnes pratiques
La gestion des fournisseurs – également appelée gestion de la relation fournisseur (Supplier Relationship Management ou SRM) – est un processus Achats stratégique qui permet de piloter, superviser et optimiser les relations entre votre entreprise et vos fournisseurs.
La gestion des fournisseurs est essentielle pour assurer une chaîne d’approvisionnement sans faille, un suivi des performances fournisseurs et maîtriser les risques fournisseurs. Vous êtes responsable Achats et vous n’avez encore structuré autour de ce processus Achats ? Vous hésitez à vous équiper d’une solution de SRM ? Faisons ensemble un tour d’horizon des bonnes pratiques en matière de gestion des fournisseurs.
Qu’est-ce qu’une gestion des fournisseurs efficace ?
La mise en place d’une gestion optimisée des fournisseurs permet aux équipes Achats et aux entreprises de gagner en efficacité à court, moyen et long terme. Grâce à elle :
- Ils optimisent leur chaîne d’approvisionnement en s’assurant des conditions de livraison fluides de leurs biens et services.
- Ils réduisent les coûts en négociant des conditions avantageuses pour diminuer les dépenses grâce aux économies d’échelle.
- Ils améliorent la qualité car ils disposent d’outils pour faire respecter les normes de l’entreprise ou de leurs certifications.
- Ils réduisent les risques fournisseurs car ils disposent d’une vue d’ensemble permettant d’identifier, anticiper et atténuer les risques associés aux fournisseurs.
- Ils développent de nouvelles idées et technologies plus facilement grâce des collaborations sur le long terme avec des fournisseurs identifiés comme innovants.
- Ils encouragent les achats responsbales en disposant d’un outil simple et accessible d’évaluation de leurs fournisseurs.
- Ils sont plus réactifs grâce à une base fournisseurs à jour et diversifiée.
- Ils développent des relations stratégiques de confiance avec leurs fournisseurs leur permettant de faire face ensemble à des risques communs.
Une gestion des fournisseurs efficace est donc un élément stratégique de la performance globale de l’entreprise car elle maintient une chaine logistique résiliente et stable, renforce la compétitivité, réduit les dépendances en diversifiant la base fournisseurs et permet le respect de la conformité aux normes environnementales, sociales et RSE.
Elle est fondamentale pour garantir la performance opérationnelle, financière et éthique de votre organisation.
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Qu’est-ce qu’une gestion des fournisseurs ? Les principes de bases.
La mise en place d’une gestion des fournisseurs performante repose sur la mise sous contrôle des différentes étapes de ce processus, idéalement dans un système de management des fournisseurs digitalisé (SRM pour Supplier Relationship Management).
Étape 1 : Sourcing et sélection des fournisseurs
Cette étape consiste à « sourcer » vos fournisseurs c’est-à-dire à les identifier puis les sélectionner en les évaluant sur des critères définis dans votre politique Achats. Cela peut être la qualité, le coût, la capacité à délivrer les produits et services, et les pratiques éthiques, l’innovation, etc.
Cette partie du processus peut être gérée de façon simplifiée grâce à une solution de Source-to-Contract (ou S2C) qui permet de structurer et piloter tout le processus de sourcing en coordonnant les équipes, en renforçant les relations avec les fournisseurs et en optimisant les ressources à votre disposition.
Étape 2 : Négociation et contractualisation avec les fournisseurs
Cette étape consiste à définir clairement les attentes, responsabilités et indicateurs de performance pour chaque fournisseur. Cela vous permettra de l’évaluer puis de négocier avec lui les conditions de la collaboration.
Pour la phase de contractualisation, il est important de centraliser les informations dans une contrathèque car elles seront essentielles pour l’intégration du fournisseur et la mise en application des conditions du contrat. Une solution de GED intégrée à votre solution GED est idéale pour partager les données en mode collaboratif et ne rien laisser trainer au fond d’un tiroir (cela vous rappelle quelque chose ?).
Un logiciel de S2C permet également de gérer les appels d’offres et les consultations.
Étape 3 : Intégration et exécution des contrats (dont la facturation)
Mettre en place des canaux de communication et partager les informations nécessaires pour assurer le suivi et la facturation des commandes fournisseurs sont également des facteurs clés de succès.
L’exécution des contrats nécessite un suivi qui est largement simplifié lorsqu’il est digitalisé via des solutions P2P (ou Purchase-to-Pay) qui gèrent tout le processus de la demande d’achat au paiement de la facture fournisseurs.
Utiliser une solution digitale P2P permet de gérer et piloter le cycle complet d’approvisionnement, valider l’application de la politique Achats, rendre vos catalogues disponibles en ligne pour tous les sites (et même en mobilité) et, finalement, garder la maitrise de votre budget.
Étape 4 : Suivi des performances fournisseurs
Le suivi des performances de vos fournisseurs est également une étape à ne pas négliger. Comment mesurer la réussite d’une politique Achats sans évaluation de vos fournisseurs ? Pour cela, vous devez disposer d’outils pour définir vos critères d’évaluation, collecter les données et générer des indicateurs clés afin d’évaluer régulièrement la performance de vos fournisseurs. L’évaluation se fait lors de campagnes qui peuvent être organisées par famille de fournisseurs, familles d’achats ou période, pur identifier les points de progrès ou les remises en cause.
Oxalys propose une solution d’évaluation de la performance Achats qui permet de mesurer la performance, donner la parole aux différents interlocuteurs du cycle d’achats (opérationnels, acheteurs, etc.) avec des critères qualitatifs et quantitatifs que vous avez définis (par campagne, par fournisseur, etc.).
Étape 5 : Développement des relations fournisseurs
Pour renforcer et dynamiser vos relations avec vos fournisseurs et travailler en confiance avec eux, vous devez construire des partenariats sur le long terme avec vos fournisseurs les plis critiques.
Outre les indispensables relations humaines que vous entretenez avec vos fournisseurs, vous pouvez utiliser un Portail Fournisseurs (comme celui d’Oxalys), accessible simultanément aux acheteurs et aux fournisseurs. Les données en provenance du logiciel S2C sont directement intégrées (consultations, appels d’offres, contrats etc.).
Vos fournisseurs peuvent y déposer et recevoir des documents, apporter des informations nécessaires au suivi de la performance et les acheteurs peuvent intégrer directement ces informations dans les autres processus (S2C, P2P, etc.). Chacun dispose ainsi d’un historique des relations.
Qu’est-ce qu’une gestion des fournisseurs à 360° ? Qu’est-ce que cela vous apporte ?
La gestion 360° des fournisseurs consiste à piloter la gestion des relations fournisseurs avec une vue complète sur tous les aspects de l’information des fournisseurs. Toutes les données sont centralisées, quelle que soit la nature de l’information (contrat, certificat, etc.) , au sein d’un référentiel unique et partagé. La collecte se fait automatiquement (ERP, outils métiers, etc.) ou manuellement.
La fonction Vue fournisseurs à 360° proposée par Oxalys consolide toutes les données pour les restituer via des états standards et personnalisés. Cela permet de capitaliser sur la donnée fournisseurs et de renforcer votre politique Achats sur plusieurs aspects, dont la gestion des risques fournisseurs et la visibilité :
Un meilleur suivi de la gestion des commandes
Grâce à une meilleure traçabilité et une synthèse de l’activité du fournisseur, la gestion des commandes est facilitée et affinée. Chaque intervenant dans la chaine Achat peut disposer de l’information dont il a besoin pour analyser les commandes et l’exécution du contrat.
Un pilotage du chiffre d’affaires en temps réel
Les données relatives aux commandes peuvent être alimentées en temps réel et peuvent être restituées sous forme d’états et d’indicateurs personnalisés. Le suivi et la prise de décision associées sont plus fluides et plus rapides.
Une gestion des incidents plus efficace
La solution Oxalys permet d’évaluer les risques fournisseurs grâce à des notifications en temps réel vous informent des actions à venir afin que vous puissiez remplir vos obligations légales. Un système d’alertes permet également d’anticiper les manquements ou non-conformités liés à vos commandes.
Un suivi des scores de risque fournisseurs
Vous accédez directement au scoring des risques fournisseurs que vous définissez selon vos critères. Votre chaîne d’approvisionnement est sécurisée par l’évaluation rapide de vos risques fournisseurs et l’anticipation de possibles défaillances.
Une intégration simplifiée de la conformité
Votre conformité avec les obligations légales ou règlementaires est assurée par des alertes automatiques ou des mises à jour systématiques (lutte contre le travail dissimulé, obligations déclaratives, etc.). La gestion des documents légaux et certifiés est prise en charge (documents administratifs, financiers, fiscaux, etc.).
Gestion des fournisseurs : Quels sont les défis actuels ?
La gestion des fournisseurs reste un point aussi critique que complexe pour les entreprises, dans un monde globalisé et particulièrement connecté.
Les risques fournisseurs couvrent aussi bien la qualité des produits et la solvabilité que les cyberattaques ou les perturbations dans la chaîne d’approvisionnement. Une cartographie méthodique des risques avec des alternatives réalistes est indispensable pour prévenir plutôt que guérir.
Maitriser les risques fournisseurs
Un des premiers points d’attention en matière de gestion des risques fournisseurs est la diversification et la sécurisation des approvisionnements. Pour réduire la dépendance à un seul fournisseur ou à une région particulière les entreprises doivent diversifier leur sourcing fournisseur. Les acheteurs doivent avoir en tête les perturbations associées aux risques de conflits géopolitiques, de pandémies ou encore de catastrophes naturelles…Des exemples récents à la suite à la crise de la Covid 19 ou de la guerre en Ukraine ont démontré l’importance de rester attentif à ce sujet.
Second point essentiel : la prise en compte des risques liés aux tensions géopolitiques et à la tentation du protectionnisme de certains dirigeants. Les barrières commerciales, les sanctions économiques et la variation des devises complexifient les relations fournisseurs. Il est essentiel de rester en veille constante et de pouvoir s’adapter rapidement grâce, notamment, à une stratégie fournisseurs adaptée et flexible.
La réponse Oxalys : une vue à 360 degrés tous les aspects de l’information des fournisseurs au même endroit.
Optimiser et garder de bonnes relations avec les fournisseurs
La digitalisation des processus est devenue un point clé dans la gestion des relations fournisseurs. L’intégration de plateformes SRM (Supplier Relationship Management) comme celle d’Oxalys est primordiale pour améliorer la collaboration avec les fournisseurs. Vous pouvez aisément suivre leurs performances et garantir la conformité.
Les relations multi-fournisseurs – qui nécessitent de gérer plusieurs fournisseurs avec différents catalogues, prix et conditions – peuvent être à l’origine d’une perte de contrôle et de visibilité qui mènent à des ruptures de stocks ou une dilution des économies d’échelle visées.
La réponse Oxalys : le portail fournisseurs qui simplifie la gestion et les échanges avec vos fournisseurs en toute sécurité.
Intégrer les nouveaux enjeux des achats durables
Le respect des critères ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) par les fournisseurs relèvent de la responsabilité des acheteurs. Cela est d’autant plus important si l’entreprise a enclenché une stratégie RSE volontaire et qu’elle communique sur le sujet à l’extérieur. Cela implique des audits réguliers, des certifications et une collaboration étroite pour promouvoir des pratiques responsables.
La réponse Oxalys : une évaluation des fournisseurs simplifiée pour booster vos achats
Gagner du temps dans la gestion des fournisseurs
La gestion des fournisseurs nécessite souplesse, visibilité et efficacité. Elle doit rester une source de création de valeur. Les tâches chronophages doivent être prises en marche pour permettre aux acheteurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’automatisation et la centralisation des processus fournisseurs au sein d’une solution unique digitale est une approche particulièrement mature de la gestion de la relation fournisseur. Non seulement cela positionne ce processus comme un processus clé de la performance globale mais cela facilite la gestion quotidienne des fournisseurs pour ceux qui en ont la charge.
La réponse Oxalys : une solution de SRM qui centralise l’ensemble des données et processus fournisseurs avec une ergonomie adaptée à vos impératifs de productivité
En relevant ces défis par une stratégie proactive et adaptée et l’outillage avec une solution digitale performante telle que Oxalys, les entreprises peuvent non seulement atténuer les risques fournisseurs mais aussi renforcer leur stratégie Achats et leur compétitivité.
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