Factures fournisseurs : Choisir un logiciel de gestion simple et évolutif

Une bonne gestion des factures fournisseurs est devenue un enjeu stratégique pour les PME – encore plus depuis la dernière crise sanitaire – car elle a un impact direct sur la trésorerie des entreprises, les relations fournisseurs et la conformité réglementaire. S’équiper du bon logiciel pour gérer son cycle de factures fournisseurs est un élément clé de la compétitivité des services Achats qui bénéficient ainsi de plus d’une meilleure trésorerie, d’une conformité légale renforcée, de plus de fiabilité dans les traitements et de plus de temps pour se concentrer sur les relations fournisseurs et les enjeux de la politique Achats de l’entreprise.  

Un logiciel de gestion de factures fournisseurs : Quelle importance ? 

Un logiciel de gestion de factures fournisseurs, appelé aussi logiciel Procure-to-Pay (P2P) est une solution digitale permettant d’automatiser et rationaliser le processus complet de traitement des factures fournisseurs. Il facilite et sécurise la gestion de toutes les étapes clés de la réception de la facture par voie postale ou dématérialisée à son paiement. 

Une gestion de factures fournisseurs optimisée, un levier pour votre relations fournisseurs  

Entre gestion des factures et relations fournisseurs, quel rapport ?  

Développer une relation fournisseurs forte permet de créer de la valeur ajoutée, développer des avantages concurrentiels et d’innover en continu. Cela nécessite un climat de confiance et le respect des termes des contrats par les deux parties. Or le respect des délais de paiement est un point clé de cette relation de confiance. 

Une bonne gestion des factures fournisseurs permet une meilleure gestion des risques, une réduction des erreurs administratives de façon significative ainsi que des temps de traitements dans le cycle fournisseurs. C’est un véritable levier pour améliorer la relation avec vos fournisseurs et renforcer la confiance. Vos fournisseurs sont payés plus vite, vous gagnez en réactivité et pouvez ainsi développer un partenariat renforcé avec vos fournisseurs critiques dans un climat de transparence et de sécurité.

Achats d’entreprise : adopter le meilleur logiciel de gestion des factures fournisseurs 

Chez Oxalys, nous avons fait de la gestion de facture fournisseur notre métier depuis plus de 30 ans. Nous développons des solutions pour les équipes Achats afin de leur permettre d’optimiser leur stratégie Achats. Et cela commence par une gestion des factures fournisseurs impeccable. Parce que la trésorerie reste le nerf de la guerre et qu’il est important d’avoir de bons fournisseurs que de bons clients. 

Gestion des factures fournisseurs : Les fonctionnalités attendues pour les TPE et les PME 

Nos années d’expérience dans la conception et l’édition de logiciel Achat (SRM, gestion des contrats, Source-to-Pay)  nous ont appris que si chaque entreprise est différente, toutes doivent pouvoir s’appuyer à minima sur 3 grands types de fonctionnalités :

• L’automatisation et la simplification des processus financiers 

Les logiciels de gestion de facture fournisseur vous permettent d’extraire automatiquement les données pertinentes de vos factures fournisseurs (nom de la société, montant, date d’échéance, etc.) et d’effectuer un rapprochement des bons de commande ou des bons de livraison pour faciliter la validation. 

Le logiciel de gestion des factures Oxalys de suivre et valider toutes les étapes clés de votre cycle d’achats – demandes d’achats, commandes, bons à payer – et bénéficier d’un accès centralisé et simplifié à toutes les données associées telles que les pièces jointes, les documents ou le suivi des approbations

• Des outils de dématérialisation des factures 

Votre logiciel de gestion de facture fournisseur devra aussi être en mesure de gérer les factures dématérialisées de vos fournisseurs ou de les dématérialiser à leur réception. Non seulement cela simplifie vos processus Achats mais cela réduit également l’utilisation du papier et facilite le stockage et l’accès aux documents dans une base documentaire unique et partagée. 

Le logiciel Oxalys assure l’interface avec la chaîne de dématérialisation ou la GED (Gestion Electronique de Documents). Il intègre dans sa solution de gestion de factures fournisseurs une solution de dématérialisation et d’archivage des factures qui assurent le lien entre les Achats et les équipes Finances. Vous contrôlez validez et lettrez pus facilement vos factures, vous pouvez les rapprocher automatiquement et vous êtes assisté pour la gestion des écarts. 

• Un système de contrôle automatisé  

Autre point clé d’un logiciel de gestion des factures fournisseurs : la possibilité d’être assisté dans les contrôles de cohérence et les diverses vérifications. Ainsi, votre logiciel peut l’identité des fournisseurs, détecter les doublons et s’assurer la conformité des factures avant leur mise en paiement. 

Grâce à Oxalys, nos clients bénéficient de fonctionnalités avancées pour les assister au quotidien dans le contrôle de conformité des fournisseurs et des factures ainsi que leurs workflows de validation et les rapprochements de tout type.

Simplifiez la gestion de factures fournisseurs avec Oxalys, la seule solution simple et évolutive du marché 

Oxalys est un logiciel d’achats complet qui s’adresse aux équipes d’acheteurs en entreprises publiques et privées. Chaque mois, plus de 50 000 utilisateurs gèrent leurs achats avec Oxalys et bénéficient de : 

• Une solution personnalisée car vous disposez de la possibilité d’activer les fonctions que vous souhaitez, au fur et à mesure de vos besoins, 
  • Une très large couverture fonctionnelle et très complète pour gérer tout le cycle Achats : source-to-contract, procure-to-pay, relations fournisseurs, pilotage achats à l’aide d’un tableau de bord achat, 
• Une grande simplicité pour intégrer et prendre en main la solution logicielle et donc engager plus rapidement vos équipes, 
• Une évolutivité à toute épreuve pour répondre aux évolutions de votre entreprise, de votre marché et des enjeux Achats.

Gestion des factures fournisseurs et obligation de facturation électronique : quels rapports ? 

La Loi de Finances 2020 introduit l’obligation de Facturation Electronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. La règlementation porte sur plusieurs volets et va impacter l’ensemble des entreprises dès septembre 2026. Cela consiste en une dématérialisation des factures, de façon obligatoire et systématique, un peu sur le modèle de Chorus Pro (plateforme de dématérialisation pour les organisations publiques en activité depuis 2020).  

Les entreprises devront émettre et recevoir des factures électroniques dans des formats conformes RFE. Les factures devront ensuite être déposées sur une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) immatriculée auprès de l’administration fiscale et choisie par l’entreprise. Grâce à un annuaire géré par l’État, les factures sont acheminées au client qui les récupérera sur la plateforme.

La dématérialisation des factures au sein de votre outil de gestion des achats est une fonctionnalité ultra puissante que vous pouvez déjà mettre en place et qui n’est pas liée aux obligations de la RFE qui n’entrera en vigueur qu’en septembre 2026 (pour partie) et qui ne concerne pas les traitements de la facture mais son format et son mode d’acheminement au client.

D’ici là vous pouvez déjà bénéficier de tous les avantages et de la puissance des solutions Oxalys pour la gestion de factures fournisseurs au quotidien.