Procure to Pay : Comment booster ses performances Achats ?

Qu’est-ce que le Procure to Pay ?

Procure to Pay (P2P),  Purchase-to-Pay ou encore E-procurement, est un élément clé de la gestion des achats en entreprise. Il englobe l’ensemble du cycle d’achat, depuis l’expression du besoin jusqu’au paiement du fournisseur. Une gestion efficace du P2P permet d’optimiser les coûts, de gagner en productivité et d’assurer une meilleure conformité.

Que comporte le Procure-to-Pay dans le cycle d’achats ?

• Recherche et sélection de biens ou de services
• Sourcing et sélection des fournisseurs
• Demandes d’achats et réception des commandes
• Facturation des commandes
• Paiement des factures

Procure to Pay : Quels sont les enjeux ?

Un processus achat performant repose sur plusieurs pilier :

• Automatisation et digitalisation : Pour limiter les interventions manuelles, réduire les erreurs et gagner du temps.
• Visibilité et contrôle : Pour assurer un suivi en temps réel des achats et des paiements.
• Conformité et sécurité : Pour respecter les règles internes et les réglementations en vigueur.
• Optimisation des coûts : Pour éviter les achats non planifiés et améliorer la gestion budgétaire.

Quels sont les risques d’un Procure-to-Pay mal optimisé ?

• Perte de temps due aux tâches administratives répétitives,
• Manque de contrôle sur les dépenses et les fournisseurs,
• Retard de paiement, mauvaise gestion de la facturation.

Procure to Pay : Automatiser le cycle d’achats et gagner en efficacité

La transformation digitale est une étape incontournable pour les directions achats qui souhaitent améliorer leur performance. Quels sont donc, les leviers d’optimisation ?

1. Centraliser et standardiser les demandes d’achats

Un système de gestion des achats structuré permet d’assurer une meilleure traçabilité et d’éviter les achats hors contrat. En mettant en place un catalogue interne avec des fournisseurs référencés, vous gagnez en efficacité et en conformité.

2. Automatiser le rapprochement des factures et des commandes

L’automatisation du Procure-to-Pay réduit les erreurs de facturation et accélère le traitement des paiements. Grâce à un logiciel de gestion des achats, le rapprochement des factures avec les bons de commandes se fait automatiquement, ce qui limite au maximum les litiges et optimise la trésorerie.

3. Intégrer des indicateurs de performances (KPIs)

Le suivi des performances est essentiel pour optimiser le Processus Procure-to-Pay. Quels sont les KPIs Achats clé que vous devez mettre en place et surveiller ?

• Délai moyen de traitement des commandes
• Nombre d’erreurs de facturation
• Taux de conformité des achats
• Respect des délais de paiement
• Suivi des performances et de la qualité fournisseur

P2P : Comment optimiser efficacement votre cycle d’achats ?

L’optimisation du cycle d’achats repose sur plusieurs bonnes pratiques :

• Mise en place des processus clairs et documentés : Définir un cadre précis pour les achats.
• Automatisation des tâches répétitives : Adopter une solution digitale comme Oxalys pour accélérer les processus.
• Collaboration renforcée avec les fournisseurs : Etablir des relations solides et durables avec des partenaires fiables.
• Contrôle de coûts et respect des budgets : Suivre de près les dépenses éviter les écarts de budgets.

S’équiper d’une solution P2P : Un levier de performance

Investir dans une solution dédiée permet de rationnaliser et d’optimiser l’ensemble du processus P2P.

Pour vous guider dans ce choix, téléchargez gratuitement notre guide Procure-to-Pay.

Vous y verrez plus sur : 

• Les critères essentiels pour bien choisir votre solution
• Les fonctionnalités incontournables d’un outil Procure-to-Pay performant
• Les bénéfices d’adopter une solution digitale

Découvrez Oxalys, une solution complète pour optimiser votre P2P

Oxalys propose un logiciel de gestion des achats, pour améliorer votre stratégie achat et améliorer chaque étape du cycle Procure-to-Pay. Grâce à ses fonctionnalités avancées, vous pouvez :

• Automatiser vos processus d’achats et de facturation.
• Gagner en visibilité sur vos dépenses.
• Améliorer la collaboration avec vos fournisseurs.
• Sécuriser vos transactions et assurer votre conformité.

Découvrez comment la solution Procure-to-Pay d’Oxalys peut vous aider à booster vos performances achats.