Gestion des achats : Le golden circle des bonnes pratiques Achats

Déjà, la gestion des achats depuis quelques années, a pris ses lettres de noblesse en entreprise passant du « Nice-to-have » au « Must have ». Après avoir été longtemps centrée sur le prix (et rien que le prix), la gestion des achats a élargi son périmètre et son rayon d’actions. Pourvus à présent d’un plan d’actions Achats et d’une politique Achats, les responsables achats peuvent mettre en place des bonnes pratiques au service de la performance des achats et de toute l’entreprise, d’une stratégie achat.

Alors, vous n’avez pas défini de plans d’actions et vous ne maitrisez pas totalement votre chaine d’approvisionnement ? Vos collaborateurs peinent à adhérer à votre politique Achats et votre référencement fournisseurs n’est pas encore au point ? A la façon de Simon Sinek et son célèbre Golden Circle, nous vous invitons à faire le tour des fondamentaux de la gestion des achats en nous posant d’abord la question du Pourquoi puis du Comment et pour finir du Quoi.

Le « WHY » de la gestion des achats : pourquoi bien gérer ses achats est devenu incontournable ?

Premièrement, la gestion des achats englobe l’ensemble des activités et processus permettant à une organisation de choisir, acquérir, suivre, contrôler et optimiser les biens et services dont elle a besoin pour son fonctionnement.  

Commençons par définir le périmètre de la gestion des achats

Les principaux leviers d’une bonne gestion des achats sont, à minima : 

• La mise en place d’une stratégie d’approvisionnement qui consiste à identifier les besoins des collaborateurs, à identifier et sélectionner les fournisseurs et à négocier les conditions des contrats, 
• Le suivi et el pilotage des performances Achats afin de mesurer la qualité des produits et services achetés, d’évaluer les fournisseurs et, bien sûr, contrôler les coûts, 
• L’optimisation des coûts visant à résoudre la délicate équation associant réduction des coûts, qualité des biens et services et disponibilité des ressources.

C’est pourquoi, depuis plus de 30 ans, nous accompagnons des acheteurs et la plupart de nos clients ont opté pour une gestion cadrée de leurs achats avec comme objectifs principaux : 

Gagner en efficacité opérationnelle

Par ailleurs, en mettant en place une gestion des achats structurée, vous gagnez rapidement en efficacité opérationnelle. Vous vous assurez que vos équipes respectent la politique achat que vous avez définie, vous cadrez mieux (et donc maitrisez) votre chaîne d’approvisionnement et vous optimisez la gestion de vos stocks. Vos processus étant définis, vos actions pilotées, vous êtes plus efficace au quotidien. 

Réduire les coûts

Une gestion rigoureuse des achats a généralement comme premier effet de réduire significativement les dépenses opérationnelles. Vous pilotez mieux vos achats et vos fournisseurs, vous vous donnez les moyens de mieux négocier et d’optimiser chaque dépense. Si vous évoluez en PME ou en ETI, vous savez combien les marges peuvent être serrées. Une bonne gestion des achats permet de s’assurer que chaque euro économisé pourra être investi pour accélérer la croissance. 

Optimiser la rentabilité et la compétitivité   

Deuxième effet d’une bonne gestion des achats : une meilleure rentabilité !  Vos coûts directs et indirects sont réduits avec un impact immédiat sur la rentabilité et les marges. Vous êtes surs de travailler avec les bons fournisseurs afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. Un avantage concurrentiel non négligeable en ces temps difficiles … 

Réduire les risques

Sans réelle gestion des achats, quid des retards de paiement et/ou de livraison ? Quid des contrôles qualité, des remontées et des plans d’actions correctifs et préventifs ? Sans compter le risque de ne pas identifier une dépendance massive à certains de vos fournisseurs. Une stratégie d’achat solide et structurée permet de limiter l’ensemble de ces risques. 

Contribuer plus efficacement aux objectifs RSE

Enfin, ce critère est devenu un enjeu majeur pour les entreprises, l’engagement à acheter responsable implique d’intégrer de façon structurée et cadrée les critères ESG (pour environnementaux, sociaux et de gouvernance). Ces derniers doivent être alignés avec la stratégie RSE de l’entreprise et nécessitent un pilotage précis en raison de l’obligation de rendre compte aux parties prenantes sur le sujet et d’être en conformité avec la loi avec le reporting extra financier. Une gestion des achats devient alors indispensable pour y parvenir. 

Le « HOW » de la gestion des achats : Comment déployer la politique achats et le plan d’actions ?

Alors, vous l’avez compris, la gestion des achats est devenue indispensable pour les entreprises. Mais comment s’y prendre pour déployer des actions efficaces ?  

Tout repose donc sur la capacité des équipes à définir une politiques achats et à la décliner en plan d’actions afin de permettre un déploiement rapide de la politique.  

Qu’est-ce que c’est qu’une politique achats ?

En ce qui concerne le terme « Politique Achats », il désigne l’ensemble des bonnes pratiques, orientations stratégiques et règles opérationnelles visant à cadrer les activités achats et approvisionnement d’une organisation. L’intérêt est de permettre la définition d’un cadre clair et partagé pour piloter les décisions et des actions des acheteurs et des collaborateurs, en phase avec les grands objectifs stratégique de l’entreprise. 

Les objectifs visés par la formalisation d’une politique Achats sont, entre autres : 

• Optimiser les coûts 
• Garantir que les standards de qualité et la conformité réglementaire soient respectés.
• Identifier et réduire les risques liés aux achats (ruptures de stocks, dépendance, etc.) 
• Participer à l’atteinte des objectifs stratégiques : Alignement avec les priorités globales de l’entreprise, comme l’innovation, la durabilité ou l’expansion sur de nouveaux marchés. 

Cela peut aussi être : 

• Faciliter l’intégration de critères liés aux achats responsables (RSE) 
• Uniformiser les pratiques et les référentiels au sein d’un groupe 
• Gagner en visibilité 

Par ailleurs, votre politique Achats repose sur les composantes suivantes : la sélection des fournisseurs, la négociation et la contractualisation, le suivi des performances, la gestion des risques et la digitalisation des processus (logiciels achats, ERP achats, etc.). 

En conclusion, une politique achats bien construite et alignée apporte cohérence, transparence et maitrise des risques et des dépenses. Pour une PME ou une ETI, c’est un véritable outil structurant et professionnalisant. 

Plan d’actions achat : comment le mettre en place et le suivre efficacement ?

En outre, élaborer un plan d’actions dédié aux achats, piloter vos moyens humains et financiers, attribuer des tâches aux intervenants, suivre l’évolution de vos tâches au fil de l’eau, et surtout collaborer efficacement avec l’équipe… Autant d’actions possibles grâce à la mise en place du plan d’actions Achats, votre meilleur atout pour mener à bien votre politique achats ! 

La digitalisation de votre plan d’actions est un des facteurs clés de succès car elle va vous permettre de : 

• Suivre au fil de l’eau vos actions, 
• Affecter des tâches et effectuer des rappels automatiquement, 
• Assurer un suivi en temps réel, 
• Affecter vos actions à des responsables, 
• Piloter les écarts et l’amélioration continue, 
• Travailler ne mode collaboratif en toute sécurité, 
• Ne rien laisser au hasard et éliminer les « trous dans la raquette ». 

Le « WHAT » de la gestion des achats : Digitaliser le cycle d’achat pour mieux le maitriser

Déjà, ce processus couvre les différentes étapes permettant de répondre aux enjeux de la politique achats : 

1. Identification du besoin en termes de quantité, qualité et délais, 
2. Sourcing et sélection des fournisseurs,  
3. Demande d’offres et négociation des conditions commerciales (prix, délais, qualité), 
4. Élaboration et planification de achats (planning et budget) 
5. Formalisation et traitement de la commande, 
6. Réception et contrôle des termes du contrat ou de la commande, 
7. Paiement selon les termes définis, 
8. Évaluation de la performance des fournisseurs pour ajuster la relation commerciale. 

C’est pourquoi l’ensemble de ces processus de gestion des achats peut être – et même doit être – digitalisé afin de s’assurer d’un suivi et d’une traçabilité à toute épreuve.  

Faire le choix d’une solution Achats comme Oxalys vous apporte un ROI rapide et mesurable sur les sujets suivants : 

• Meilleure productivité :

la gestion manuelle des achats est extrêmement chronophage quand elle n’est pas automatisée. La digitalisation libère vos équipes des tâches répétitives et sécurise les traitements, permettant de multiplier par 2 la productivité des acheteurs. Libérés des tâches à faible valeur ajoutée, ils peuvent augmenter le périmètre adressable par le service achats. 

• Plus d’autonomie :

Une fois digitalisés, vos processus sont tracés et automatisés.  Les achats sont intégrés dans les processus métiers et vous gagnez rapidement en efficacité opérationnelle. Vous pouvez déléguer en toute sérénité à vos équipes. 

• Simplification du cycle achats : 

Sur toutes les étapes du cycle achats, vous bénéficiez d’une traçabilité et d’un suivi en quasi-temps réel grâce à la digitalisation. Vous fluidifiez les échanges de documents et d’informations entre vos collaborateurs, les autres équipes métiers et vos fournisseurs. 

• Réduction des risques fournisseurs :

Avec un logiciel achats vous disposez d’une vue à 360° sur vos informations fournisseurs, vous êtes connecté aux bases de données d’informations légales et vos documents sont intégrés dans votre référentiel.  

• Respect des contrats :

En digitalisant le processus achats, vous partagez les données avec vos collaborateurs. Ils ont tous les atouts pour respecter les contrats et marchés et votre SI achat devient le garant des conditions contractuelles. 

• Meilleures relations fournisseurs :

Un logiciel collaboratif facilite la communication et la transparence avec les fournisseurs, renforçant ainsi vos relations grâce à des échanges simplifiés. 

Globalement, bien gérer ses achats est devenu un point clé pour toute entreprise qui souhaite booster sa rentabilité et gagner en compétitivité. Structurer ses achats passe aussi et surtout par la digitalisation de vos processus afin de faire grandir votre politique achats sur le long terme et transformer l’essai !