L’e-procurement : définition, enjeux, fonctionnement et avantages

Avant de vous expliquer ce concept dans les moindres détails, vous devez garder à l’esprit que l’e-procurement c’est tout simplement un module de la gestion électronique de l’approvisionnement dans les entreprises ou les organisations.

Il est devenu incontournable pour les entreprises qui souhaitent développer une stratégie achat performante et apporter de valeur ajoutée à la fonction Achats.

Vous souhaitez gérer les achats et  maîtriser le principe de l’approvisionnement en ligne au bout des doigts ? Nous vous expliquons simplement dans cet article ce qu’est l’e-procurement,  quels sont ses enjeux, son principe de fonctionnement et ses avantages pour votre entreprise.

Qu’est-ce que l’e-procurement ?

L’approvisionnement en ligne, communément appelé e-procurement ou procurement, c’est tout simplement le fait passer par des plateformes ou outils numériques de gestion des achats pour non seulement gérer et simplifier l’ensemble du processus achats, mais surtout, gagner du temps et faire croitre sa productivité.

Notez que l’e-procurement ne concerne que le secteur du B2B (achats d’entreprise),et le non le non le secteur B2C (achats personnelles).

Par ailleurs, grâce aux plateformes dédiées comme Oxalys, vous dématérialisez l’ensemble du processus Procure-to-Pay et de la chaîne d’approvisionnement.

A qui s’adresse l’e-procurement ? 

L’approvisionnement en ligne s’adresse à toutes les grandes entreprises, PME – ETI des secteurs public et privé qui optimiser leurs processus d’achats, gagner du temps et booster leurs performances achats.

Plus précisément, plusieurs services sont étroitement liés à cette méthode gestion des achats :

• Les directions générales : Pour mieux suivre les KPIs achats et améliorer les résultats économiques,
• Les directions financières : Pour gérer au mieux les engagements et homogénéiser les processus,
• Les services achats : Pour acheter moins cher et mieux, gagner du temps et créer de la valeur,
• Direction des Systèmes d’information : Pour choisir et gérer un outil cohérent avec leurs SI, et pour garantir la sécurité et la continuité de service.

E-procurement : Quels sont les enjeux ?

L’e-procurement, ou l’approvisionnement électronique, consiste à adopter des plateformes numériques pour automatiser et optimiser vos processus d’achats en entreprise. Quels sont donc les enjeux stratégiques, opérationnels et technologiques ?

1. Optimisation des coûts : réduction des coûts, automatisation des processus et gestion des risques et des erreurs,
2. Amélioration de la gestion des fournisseurs : centralisation des données fournisseurs, optimisation de la relation fournisseurs, conformité avec la réglementation et les exigences RSE,
3. Gain en efficacité et productivité : automatisation des processus d’achat (commandes, validations, facturation, paiements), réduction des délais de traitement des commandes et des factures avec intégration des systèmes ERP,
4. Sécurisation des achats et des données : fiabilisation des transactions transactions grâce au contrôle automatique (validation de commandes, rapprochement de bons de livraisons et de factures), conformité avec la réglementations,
5. Prise de décision éclairées : analyse et reporting pour améliorer les dépenses fournisseurs et anticiper les risques,
6. Adaptabilité aux évolutions  technologiques : intégration avec d’autres outils, déploiement d’une solution mobile pour une gestion optimale des achats et en temps réel.

Comment fonctionne l’e-procurement avec une solution comme Oxalys ?

L’e-procurement fonctionne grâce à des plateformes qui automatisent et rationnalisent le processus d’achats des entreprises. Il s’agit d’un ensemble de modules pour gérer le cycle d’achat, de la demande jusqu’au paiement.

Création et gestion des demandes d’achats :

• Un utilisateur en interne (collaborateur ou service achat) fait une demande d’achat sur la plateforme
• La demande est automatiquement soumise à validation selon les règles définies (montant, fournisseur, budget)
• Une fois validée, elle automatiquement transformée en bon de commande

Sélection/sourcing et gestion des fournisseurs :

• La plateforme donne accès à un catalogue électronique des fournisseurs référencés
• L’acheteur peut comparer les offres en fonction des prix, délais, de la qualité et des conditions contractuelles
• Certain outils comme Oxalys intègrent un module d’évaluation des fournisseurs pour assurer un suivi qualité

Passage et suivi des commandes :

• Une fois le fournisseur sélectionné, la commande est générée automatiquement et envoyée via l’e-procurement
• Le suivi en temps réel pour voir l’état de la commande
• Certain logiciel comme Oxalys intègrent un workflow de validation mobile pour réduire les délais et erreurs

Réception et contrôle des marchandises : 

• Lors de la livraison, les informations du bon de livraison sont comparées à celle de la commande initiale
• Le système peut déclencher une alerte en cas d’écart (quantité, qualité, …)
• Une fois validée, la réception est enregistrée dans l’outil et déclenche automatiquement le processus de facturation

Rapprochement commande-facture (Procure-to-pay) : 

• La facture du fournisseur est envoyée directement par la plateforme (Découvrez la dématérialisation des factures avec Oxalys)

Notez bien : Oxalys vous accompagne dans votre transition vers la facturation électronique obligatoire

• Un rapprochement automatique est effectué entre la commande, la livraison et la facture
• En cas d’écart, une alerte est générée pour validation ou correction
• Si tout est conforme, la facture est validée et envoyée au service comptable pour paiement

Reporting et analyse des achats : 

• L’outil fourni des tableaux de bord sur les dépenses, les performances fournisseurs, et l’optimisation des coûts
• Des rapports permettent d’analyser les tendances d’achats et d’améliorer la stratégie d’approvisionnement
• L’IA et le machine learning peuvent être intégrés pour optimiser les recommandations d’achats (Un sujet en cours de développement chez Oxalys)

Pourquoi adopter le logiciel achat Oxalys pour optimiser votre e-procurement ?

Oxalys est un logiciel d’achats complet qui s’adresse aussi bien aux acheteurs en entreprise qu’aux acheteurs du secteur public. Notre solution est pensée pour vous simplifier la vie et vous aider à faire évoluer vos performances. 

Etant donné que nous connaissons votre métier au bout des doigts, voici quelques avantages que vous offre notre logiciel d’approvisionnement :

• Automatisation des tâches répétitives et alertes
• Réduction des coûts et des erreurs
• Gain de temps dans la gestion des commandes
• Traçabilité et conformité dans l’ensemble du processus d’achat
• Optimisation de vos relation fournisseurs
• Sécurisation des transactions avec des workflows de validation mobile
• Suivi en temps réel de vos performances
• Gain de temps et efficacité
• Retour sur investissement
• …