Qu’est-ce qu’une demande d’achat ? Mode d’emploi

La demande d’achat est un élément clé dans le processus achat. Son indispensable formalisme associé aux contraintes de forme et de fond liées à la validation en font un outil aussi indispensable que critique. Encore trop souvent source d’erreurs et/ou de tensions entre demandeurs et acheteurs, le processus de la demande d’achat a tout à gagner à être digitalisé, facilitant ainsi la traçabilité, les workflows de validation et le respect des règles de la politique Achats. Nous vous invitons à lire notre guide de la demande d’achat. 

Définition de la demande d’achat 

Une demande d’achat (ou DA) est un document interne formel utilisé dans une entreprise pour exprimer un besoin d’acquisition de biens ou de services. Elle constitue la première étape du processus d’approvisionnement, permettant de centraliser, sécuriser et de formaliser le besoin avant de passer une commande auprès d’un fournisseur. 

Demande d’achat : quelle différence avec le bon de commande ?

La demande d’achat relève d’un processus interne et non d’une contractualisation avec le fournisseur. 

Son rôle est de bien cadrer le besoin interne avant d’émettre un bon de commande qui lui, permettra l’exécution de la commande par le fournisseur. 

Les objectifs clés d’une demande d’achat

La demande d’achat fait partie du processus Achats et est une première étape dans la maturité Achats d’une entreprise : celle qui consiste à valider les demandes et les cadrer. 

Cette approche a des objectifs multiples qui relèvent autant de l’application de la politique Achats que du pilotage des dépenses. 

Validation et cadrage des besoins Achats internes renforcés

La demande d’achat permet de formaliser, dans un référentiel commun, les besoins d’achats des équipes et de s’assurer de la pertinence de ce besoin. Elle facilite également l’application de la Politique Achats dans sa globalité en formatant la demande et en proposant, quand l’entreprise maitrise ses processus S2C (source to contract),  une plateforme d’approvisionnement pour les prestations et les biens. 

Meilleur contrôle des dépenses

La demande d’achat garantit le respect des budgets et des politiques Achats afin d’éliminer les achats redondants, inutiles ou abusifs. Cela garantit également une certaine équité et transparence entre les collaborateurs qui passent commande. Les acheteurs ont plus de visibilité sur les dépenses et peuvent ajuster la politique Achats en fonction de l’évolution de ces demandes. 

Optimisation des processus d’achats 

Autre point clé : la participation de la demande d’achat à une meilleure structuration des processus d’approvisionnement car elle permet de : 

• Poser un cadre, 
• Tracer les demandes, 
• Coordonner les achats entre les services, 
• Limiter les angles morts, 
• Maitriser le périmètre achats. 

Conformité et efficacité 

Tracée et cadrée, la demande d’achat permet à tous de rester conforme aux exigences Achats de l’entreprise et d’être plus efficace. C’est un outil non négligeable de la mise en place de la stratégie achat, en particulier, quand il s’agit de développer les achats durables, par exemple.  

Meilleur maitrise des coûts 

La demande d’achat sécurise les négociations avec les fournisseurs et permet de s’assurer d’une validation des demandes dans le cadre de la stratégie Achats. Les demandes sont centralisées et visualisées très rapidement surtout si elles sont digitalisées. 

Demande d’achat : comment ça marche ? 

Sur le principe tout est clair mais quid de la mise en place concrète de la demande d’achat ? 

Elle passe par plusieurs étapes et plusieurs acteurs interviennent avant la finalisation.

Les étapes d’une demande d’achat

• Expression du besoin par le demandeur 

Il spécifie précisément sa demande (fonctionnalités, prix, délais, quantité, etc.) de service ou de bien. Il peut accéder à un référentiel achats entreprise qui peut se présenter comme une plateforme d’approvisionnement par exemple. Un accès en mobilité (sur tablette) peut être proposé pour simplifier la demande d’achat dans des environnements plus contraints (chantier par exemple). 

Dans tous les cas, digitalisée ou non, la demande d’achat est saisie dans un formulaire standard. 

• Validation par le responsable hiérarchique

La demande d’achat est validée selon un workflow défini à l’avance. Quand les achats sont digitalisés, la validation est simplifiée car les alertes et les demandes sont automatisées. 

La validation au sein du service par le manager avant transmission au service Achats facilite la vérification de la pertinence de la demande. Selon le montant engagé, certaines validations peuvent être automatiques (pour les petites sommes). Dans le cas où la demande est hors budget ou que le besoin est mal justifié, l’approbateur peut demander de modifier la demande d’achat. 

• Transmission au service Achats 

Cette étape est importante pour s’assurer du bon respect de la politique Achats. Les acheteurs réalisent une analyse de la demande, peuvent effectuer le choix du fournisseur et préparent ensuite le bon de commande, si tout est conforme. 

• Approbation et émission du bon de commande et contractualisation 

Dans le cas où le montant est hors budget ou élevé, la DA peut faire l’objet d’une validation finale voire nécessiter de déclencher une consultation ou un appel d’offre. 

Le bon de commande part ensuite auprès du fournisseur. 

Il est important de noter que la transparence et la traçabilité sont deux points clés du processus de la demande d’achat. Cela st facilité bien sûr quand la demande d’achat est digitalisée car les données sont centralisées et plus facilement analysées et traitées.  

Les acteurs dans une demande d’achat

• Le demandeur :  c’est le collaborateur qui exprime le besoin (matériel, service, équipement, conseil, etc.). Il remplit le formulaire en spécifiant précisément sa demande et justifie sa demande d’achat. 

• L’approbateur : il peut y avoir plusieurs niveaux d’approbation selon les demandes d’achats. Généralement le premier niveau est dévolu au manager qui vérifie la pertinence de la demande. Il peut demander des modifications ou même refuser la DA. 

• L’acheteur : au sein du service achats, il contrôle que la DA est en conformité avec la politique Achats, compare les offres et émet le bon de commande. Si besoin, il sollicite l’approbation d’autres personnes selon le cas. 

Comment faire une demande d’achat efficace ? 

Voici 6 points d’attentions pour que votre processus de demande d’achat gagner en efficacité : 

Définir clairement le besoin de la demande d’achat

Vous devez former vos demandeurs pour qu’ils soient en mesure de décrire de façon détaillée les services ou biens qu’ils souhaitent acheter. Ils doivent penser le besoin à 360° en intégrant les conditions de paiement et de livraison, les critères de qualité et RSE, etc. 

Simplifier l’utilisation du formulaire de demande d’achat 

Le formulaire devra être standardisé et aisément accessible à tous, même en mobilité pour les personnes qui sont sur le terrain. Plus le formulaire sera simple à utiliser et plus vous aurez de chances qu’il soit complètement rempli !  

S’il est digitalisé, vous pouvez préremplir des champs et proposer des listes déroulantes ou même proposer une plateforme d’approvisionnement où le demandeur n’a qu’à placer dans un « panier » ses articles en quelques clics. Vous éviterez ainsi les erreurs ou les formulaires incomplets. 

Respecter la politique Achats 

La demande doit être vérifiée systématiquement pour valider sa conformité aux règles définies et aux budgets prévus. Prévoir des seuils d’approbation précis et bien expliqués est essentiel pour accélérer les processus Achats et éviter les déceptions et les allers/retours entre demandeur et approbateur. 

Assurer une bonne collaboration avec le service Achat 

La coordination est un outil redoutable pour être plus efficace ! En effet, coordonner les demandeurs, les acheteurs et les équipes financières limite les erreurs. La traçabilité doit être de mise. L’utilisation d’un logiciel Achats collaboratif est un plus car il apporte traçabilité, échange de documents sécurisé et workflows de validation automatisés.  

Effectuer un sourcing dans faille  

Plus les acheteurs auront travaillé le sourcing en amont, et plus les demandes d’achats seront cadrées. Ils doivent identifier les fournisseurs les plus aptes à répondre aux besoins des demandeurs avec des critères poussés de qualité, de prix et de délais de livraison.  

Ils sont les plus à même de comparer les offres pour gagner en efficacité Achats et gérer le risque fournisseur en évitant une dépendance trop forte à un fournisseur. 

Anticiper les risques  

La demande d’achat est un des maillons de la prévention des risques fournisseurs et plus particulièrement dans le domaine de la gestion des non-conformités, des coûts cachés ou de la conformité règlementaire.  

Une demande d’achat efficace devra permettre de cadrer le besoin, mieux collaborer, sécuriser la demande et anticiper les risques. 

Optimisez vos demandes d’achats avec un logiciel Achats 

Pour sécuriser vos demandes d’achats rien de tel que de les digitaliser vos achats dans un logiciel de gestion des achats qui vous permettra de : 

Sécuriser les DA grâce à l’automatisation 

Les logiciels Achats permettent d’automatiser une grande partie des traitements Achats (création, approbation, modification, génération du bon de commande, etc.) et de contrôler la pertinence des données. Ils automatisent les relances, les alertes et les demandes d’approbation et réduit les délais de traitement. 

Mieux tracer les demandes d’achat et respecter la conformité Achats 

Chaque DA est centralisée et historisée et les étapes sont tracées, le tout en temps réel. Vous savez toujours où vous en êtes ! Cela facilite également vos audits mais aussi la recherche et l’analyse de dysfonctionnements et d’écarts. 

Accroitre la visibilité pour mieux maitriser les coûts 

Les DA sont automatiquement stockées et centralisées pour apporter plus de visibilité. En outre, les données Achats sont plus facilement exploitables avec des outils de BI (analyse décisionnelle) pour fournir des tableaux de bord achat. Vous visualisez immédiatement la répartition des coûts et les engagements. 

Développer les relations fournisseurs

Les informations sont regroupées dans une base de données unique et les logiciels de gestion des achats disposent généralement d’une évaluation fournisseurs automatisée et de portails fournisseurs intégrés. 

Renforcer la productivité des acheteurs 

En digitalisant vos demandes d’achats, vous réduisez les tâches répétitives à faible valeur ajoutée ainsi que les erreurs liées à la ressaisie. Les équipes gagnent clairement du temps. 

Faites vos demandes d’achats en 1 clic et gagnez du temps avec Oxalys 

La solution de Procure-to-Pay Oxalys a été conçue pour faciliter et sécuriser tout le processus Achats. Les demandes d’achats sont réalisées avec le logiciel et tracées et validées de façon simple et intuitive.   

Une centralisation des demandes d’achats 

La fonction e-procurement du logiciel Oxalys facilite l’émission et la consultation des demandes d’achats réalisées par les équipes et approuvées par les managers. Les collaborateurs peuvent consulter les catalogues, faire leur demande d’achat rapidement ou émettre un besoin. Le tout en quelques clics.  

Un accès en mobilité 

Les utilisateurs qui sont sur le terrain ont un accès direct via leur terminal mobile pour passer leurs commandes en mode « comptoir ». Cette fonctionnalité respecte les règles de contrôle et la politique Achats de l’entreprise. Plus d’achats non cadrés ! 

Un seul outil pour tous types d’achats et d’engagements 

La plateforme d’approvisionnement Oxalys s’adapte à vos processus d’achats. Et non le contraire… Les actions sont tracées et sont liées à un workflow de validation personnalisé pour vos achats de production, de frais, de prestations, d’abonnement, d’énergie…