Tableau de bord Achat : Le meilleur outil pour faire décoller et piloter vos KPI Achats

Mettre en place un tableau de bord achat est un point clé du pilotage de votre stratégie Achats. Tel un pilote de ligne, la Direction des Achats doit pouvoir s’appuyer sur ses KPI (indicateur de performance) pour atteindre ses objectifs fixés en sourcing et en approvisionnements. Grâce à ces indicateurs, vous ajustez votre stratégie Achats, en validez la performance et communiquez auprès de vos parties prenantes sur la progression de votre démarche Achats. Voici un tour d’horizon de tout le potentiel offert par le tableau de vos achat pour assurer un suivi des Achats efficace et performant.

Tableau de bord achat et KPI Achats : quel rapport ?

Avant toute chose, quand on parle de tableau de bord achat, il est important de comprendre à quoi cela et quels sont les bénéfices à utiliser ce type d’outils pour gérer sa politique Achat et suivre sa performance Achats.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord achat ?

Comme son nom l’indique, un tableau de bord achat est avant tout un outil de pilotage qui va vous permettre de maximiser l’efficacité de la fonction Achats. Il permet de suivre vos KPI achats, d’identifier les opportunités et menaces et de simplifier la prise de décision stratégiques.

Nous pouvons aisément comparer votre stratégie Achats à un plan de vol.

Imaginez que vous voulez aller de Paris à Johannesburg.

Vous définissez un point de départ et un point d’arrivée puis un plan de vol. Pour vous assurer que vous gardez le cap, même en cas de visibilité réduite ou de changement de route, vous devez disposer d’un tableau de bord dans votre cockpit pour savoir si vous êtes à la bonne altitude, combien il vous reste de carburant, etc.

Régulièrement, vous communiquez aux passagers et à l’équipage des données clés comme l’altitude, la vitesse, la météo, etc.

Sans tableau de bord et indicateurs, le pilote navigue à vue.

Mettons-nous à présent dans la peau d’un responsable Achats qui a défini sa politique Achats et souhaite atteindre les résultats souhaités.

Il a formalisé son plan d’actions (son plan de vol) pour aller d’un point à un autre avec des étapes clés. Il a besoin d’un tableau de bord avec des indicateurs clés accessibles en temps quasi réel : taux de conformité des fournisseurs, délais de livraison, impact environnemental, etc.

Tableau de bord achat : Quel est son intérêt pour les responsables Achats ?

Construire un tableau de bord permet au responsable des achats de réaliser une analyse prédictive et de connaître :

• L’avancement de son plan d’actions,
• L’alignement avec le rythme et les objectifs de sa stratégie achats,
• La performance des fournisseurs, à l’aide des métriques qualitatives,
• Comprendre les métriques d’aide à la décision, …

Elle peut ainsi vérifier où en est la politique Achats et disposer des informations pour décider quelles actions pourraient être mises en place pour corriger ou accélérer une tendance.

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Pourquoi mettre en place un tableau de bord achat performant ?

Le tableau de bord achat centralise les KPI achats afin de mesurer la performance en quasi-temps réel et éviter les dérapages non contrôlés. Les KPIs seront définis en fonction de la stratégie Achats ainsi que de l’activité de l’entreprise.  

Ils couvrent divers aspects du pilotage et peuvent être regroupés ainsi : 

Les indicateurs financiers 

• Coût total d’acquisition (TCO) intégrant les coûts associés à l’achat d’un produit ou d’un service (prix d’achat, frais de livraison, coûts de stockage, d’hébergement, etc.) 
• Évolution des prix unitaires sur une période donnée 
• Évolution du portefeuille global ( articles, fournisseurs, familles d’achats entre autres) 

Les indicateurs associés à la qualité (conformité) 

• Taux de conformité aux spécifications (proportion des produits ou services conformes au cahier des charges) 
• Taux de rotation des stocks sur une période donnée 
• Taux de conformité des commandes ( pourcentage de commandes respectant les spécifications) 

Les Indicateurs relatifs à l’évaluation des performances fournisseurs 

• Taux de respect des délais de livraison (commandes livrées à temps) 
• Taux de satisfaction des fournisseurs et qualité des relations avec les fournisseurs 
• Performance RSE des fournisseurs  

 Les Indicateurs de processus 

• Part des dépenses sous contrôle (part des dépenses d’achat gérées par les Achats) 
• Taux de conformité des achats ( respect des procédures d’achat ) 

 Vos indicateurs de satisfaction interne 

• Niveau de satisfaction des clients internes  
• Critères définis en interne avec vos parties prenantes  

Grâce à ces indicateurs, vous allez gagner en visibilité sur votre performance des achats. 

Les fonctionnalités clés d’un tableau de bord achat

Vous utilisez peut-être tous ces indicateurs mais sont-ils digitalisés ?

En effet l’intérêt de ces indicateurs est de pouvoir y accéder simplement et rapidement, en temps réel, avec des données à jour et non datées de plusieurs semaines. 

Cela doit se traduire par plusieurs fonctionnalités clés. 

• Une centralisation des données en temps réel pour suivre vos indicateurs de performance des achats 

Le tableau de bord achat doit aider la fonction achat à définir ses des indicateurs pertinents
et les suivre en temps réel pour piloter la performance du processus achats. L’automatisation et la robustesse des données est un point clé qui tend à mettre de côté les solutions qui reposent sur des tableurs en raisons des risques d’erreurs et de la difficulté à mettre à jour en temps réel. 

Ce point est un élément essentiel de la réussite de votre tableau de bord de gestion achat et une gestion des achats optimale.

• La personnalisation de vos indicateurs

Analyser la performance de vos fournisseurs et de votre politique achats selon des critères prédéfinis ou personnalisés est le point clé. Votre tableau de bord doit donc permettre la création de vos propres indicateurs en lien avec vos ambitions et votre stratégie d’approvisionnement.

• Une visualisation intuitive des indicateurs de performances pour gagner en visibilité sur l’activité des acheteurs 

Disposer d’une représentation graphique claire et intuitive de vos KPI Achats va vous aider au quotidien à comprendre vos indicateurs. Les graphiques, les tableaux et autres camemberts sont parlants pour tous et les bienvenus au quotidien.

• La possibilité de réaliser des analyses prédictives et des rapports automatisés 

Votre tableau de bord achat doit vous permettre d’accéder facilement aux informations pour analyser les indicateurs de performance des fournisseurs. L’idée est de disposer de solutions d’analyse pour identifier des tendances, des évolutions et produire des prévisions à partir de vos données historisées.

Comment choisir outil avec un tableau de bord achat sur mesure et évolutif ? 

Les critères à prendre en compte pour mettre en place un tableau de bord achat performant sont identiques à ceux que vous proposent Oxalys, le logiciel simple et complet de pilotage des achats. 

Ce sont les points clés de la bonne utilisation de votre tableaux de bords des achats et l’assurance qu’il sera adopté par vos équipes Achats. 

• Une solution intuitive et facile à prendre en main 

La digitalisation doit permettre d’ancrer une culture Achats forte grâce à une simplification des processus et un accès simplifié à l’information.  

• Une personnalisation des KPI Achats grâce à la Business intelligence
  

Vos KPI ne sont pas ceux de votre voisin ! Un tableau de bord Achats en prend son sens que s’il reflète votre activité mais aussi les données et tendances clés que vous voulez piloter. 

• L’intégration dans le SI de l’entreprise et plus spécifiquement avec l’ERP 

Votre tableau de bord achat aura besoin de collecter des données manuellement et automatiquement. Autant penser tout de suite à une intégration possible dans le système d’informations existant afin de réduire les ressaisies et autres imports. 

• La sécurisation des données 

Vos données Achats sont précieuses et il n’est pas question que leur intégrité soit remise en question. La gestion fine des accès, la protection des informations sensibles ainsi que le respect des normes de confidentialité et de sécurité sont le minimum attendu. 

Oxalys : le logiciel achat pour suivre vos achats avec un tableau de bord achat sur mesure et évolutif

Ce tableau de bord achat idéal vous l’avez rêvé ?

Oxalys l’a fait et plusieurs milliers d’acheteurs l’utilisent au quotidien. Découvrez comment le logiciel de gestion Oxalys peut vous aider à suivre et à optimiser vos KPI achats grâce à sa solution Oxalys Analytics.  

Elle vous permet de : 

• Définir et suivre vos indicateurs de performance des achats en temps réel  
• Analyser vos indicateurs de performance dédiés aux fournisseurs selon des critères prédéfinis ou personnalisés (taux de conformité des contrats, suivi des délais, qualité des produits, etc.) 
• Disposer de plus de visibilité sur l’activité de votre équipe d’acheteurs, vous assurer du respect des règles d’achat, des exigences RSE et créer des rapports spécifiques pour chacun 
• Améliorer les processus grâce à l’analyse des indicateurs s’y rapportant et vous assurer de respecter les normes prédéfinies pour vos processus d’approvisionnement. 
• Améliorer la qualité de service et vos relations clients/fournisseurs grâce au suivi en temps réel d’indicateurs de performance personnalisés et à la possibilité e partager et d’échanger sur des données réelles et non des ressentis.  
• Identifier et corriger les défaillances  
• Exécuter une analyse personnalisée ou vous appuyer sur des modèles prêts à l’emploi 

Vous l’avez compris, pour garder la maitrise de votre stratégie Achats et la piloter au doigt et à l’œil, vous devez vous équiper des meilleurs outils de mesure ! Votre tableau de bord achat est votre meilleur allié pour développer votre performance Achats, ne le négligez pas !

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