KPI achats : Comment évaluer, mesurer et analyser vos performances achats ?

Les KPI achats (Key Performance Indicators) sont des outils indispensables pour mesurer, analyser et optimiser la performance achat stratégique. Ils participent à atteindre les objectifs Achats, à réduire les risques, à développer l’amélioration continue de ses processus Achats et, de façon plus générale, à l’atteinte des objectifs stratégique de l’organisation de l’entreprise. Voici quelques informations pratiques pour mieux comprendra l’intérêt de mettre en place des indicateurs clés de performance et des tableaux de bord achat. 

KPI achats : Quelques informations pratiques pour mieux comprendre 

Le saviez-vous ? Les KPI ne sont pas une invention récente. 

En effet, des dynasties chinoises au IIIème siècle utilisaient déjà des systèmes de mesure de performance. Ainsi, la dynastie des Yan qui s’appuyait sur le système « des 9 rangs » pour évaluer les performances des futurs fonctionnaires. 

Les 1ers KPI pour évaluer la performance en entreprise ont émergé au 19ème siècle et étaient centrés sur la performance individuelle. Ils utilisaient déjà les outils assez visuels. 

KPI achats : définition 

La gestion financière et comptable des entreprises évoluant, les KPI ont été rendus populaires par les travaux de Peter Drucker dans les années 50 puis généralisés dans les années 70.  

Les KPI ont été étendus à l’ensemble de l’entreprise et à sa performance globale permettant une analyse prédictive toujours plus poussée. 

Un KPI, ou indicateur clé de performance (Key Performance Indicator) se définit comme une mesure quantifiable permettant d’évaluer l’efficacité avec laquelle une entreprise, une entité, une organisation ou un individu atteint ses objectifs. Ils sont essentiels pour suivre la mise en œuvre d’une stratégie Achat et prendre des décisions basées sur des données et non des intuitions. 

Les KPI (Indicateurs de pilotage)
sont généralement présentés dans des tableaux de bords, visuels et intuitifs pour en faciliter l’utilisation et l’exploitation. La digitalisation a permis de faciliter la collecte des données et leur analyse.  

 A quoi servent les KPI achats dans le processus d’approvisionnement ? 

Les KPI Achats sont cruciaux à toutes les étapes du processus d’approvisionnement car ils permettent de mesurer la performance à l’aide des métriques à un instant T et de mettre en place des actions capitale pour la prise de décision opérationnelle
.

💡Grâce aux KPI Achats vous pouvez plus facilement : 

1. Evaluer la performance de la stratégie d’approvisionnement
2. Optimiser les coûts et renforcer la qualité
3. Développer une culture de l’amélioration continue
4. Renforcer la gestion des risques
5. Sécuriser vos prises de décisions 

Avec des KPI Achats adaptés, vous boostez votre performance Achats et atteignez vos objectifs. Il est temps de passer à l’action  en adoptant un outils de reporting alimenté par la Business intelligence.

• La personnalisation de vos indicateurs

Analyser la performance de vos fournisseurs et de votre politique achats selon des critères prédéfinis ou personnalisés est le point clé. Votre tableau de bord doit donc permettre la création de vos propres indicateurs en lien avec vos ambitions et votre stratégie d’approvisionnement.

• Une visualisation intuitive des indicateurs de performances pour gagner en visibilité sur l’activité des acheteurs 

Disposer d’une représentation graphique claire et intuitive de vos KPI Achats va vous aider au quotidien à comprendre vos indicateurs. Les graphiques, les tableaux et autres camemberts sont parlants pour tous et les bienvenus au quotidien.

• La possibilité de réaliser des analyses prédictives et des rapports automatisés 

Réaliser des tableaux de bord achat doit vous permettre d’accéder facilement aux informations pour analyser les indicateurs de performance des fournisseurs. L’idée est de disposer de solutions d’analyse pour identifier des tendances, des évolutions et produire des prévisions à partir de vos données historisées.

KPI achats : quels sont les indicateurs de performances à suivre  ? 

Les KPI Achats peuvent être de différentes natures pour répandre à vos besoins de pilotage de votre stratégie Achats.  

Vous devez définir tous les KPI qui vous seront utiles pour piloter votre stratégie Achats sans pour autant crouler sous les indicateurs. Ni trop peu ni pas assez. 

Voici un récapitulatif des principaux KPI Achats à suivre : 

KPI achats : comment mettre en place vos indicateurs de performances sur un tableau de bord achat

Pas d’évaluation et de gestion sans mesure. Vous devez définir votre stratégie puis identifier les mesures clés dont vous aurez besoin pour piloter.  

Définir les objectifs Achats stratégiques  

Pour mettre en place vos indicateurs de performance dans un tableau de bord vous devez d’abord définir précisément ce dont vous avez besoin pour piloter votre stratégie Achats.  

Identifiez vos priorités pour la fonction achats: devez-vous réduire les coûts ? améliorer la qualité de service ? Mieux respecter vos délais ? Renforcer SRM, développer les achats responsables ?   

Ensuite, vos KPI doivent être parlants et utiles.  

Assurez-vous que les KPI que vous allez définir sont bien alignés avec la stratégie globale de l’entreprise et qu’ils suivent le principe SMART : 

• Spécifiques : clairement définis et liés à des objectifs eux-mêmes SMART 
• Mesurables : quantifiés pour permettre un suivi objectif (%, montant, etc.) 
• Atteignables : acceptables et réalisables 
• Réalistes et Pertinents : alignés avec les objectifs stratégiques de l’organisation 
• Temporellement définis : établi dans cadre temporel (année, mois, etc.) 

Sélectionner les indicateurs pertinents et les regrouper dans un tableau de bord Achats 

Choisissez des KPI achats adaptés à vos besoins opérationnels mais aussi stratégiques en vous appuyant sur les catégories principales de KPI. Choisissez ceux qui répondent à vos objectifs. 

• Collecter et analyser les données Achats 

C’est là que les tableaux de bord prennent tout leur sens car ils permettent de centraliser, consolider, analyser et visualiser les données. 

Comparez les résultats obtenus avec les objectifs que vous aviez fixés et les écarts et les tendances. Favorisez les présentations avec des pictos et des couleurs pour identifier plus rapidement les écarts.

• Interpréter les résultats de vos KPI 

Il vous reste encore à analyser vos résultats et donc les performances de votre Politique Achats.  Cela vous permettra d’identifier les domaines d’amélioration et de passer à l’action.

• Élaborer un plan d’action pour donner du sens à vos KPI 

Last but not least : sur la base des analyses, vous allez être en mesure de mettre en place des actions correctives, préventive ou d’amélioration continue.

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