Stratégie achat  : Votre sésame pour un processus d’achat efficace, aligné et incontournable. 

Vous êtes Responsable des Achats et vous vous demandez quelle stratégie achat adopter pour contribuer au mieux à la performance économique de son organisation ? Miser sur l’innovation, réduire les coûts, optimiser les traitements et digitaliser vos processus  font partie de votre actualité ? La stratégie achat est un des piliers de la gouvernance de l’entreprise et vous ne savez pas comment la mettre en place ? Et, vous êtes persuadé qu’elle peut apporter la réponse la plus adaptée aux besoins de vos collaborateurs et à l’atteinte des objectifs stratégiques de qualité, efficacité ou sécurité de votre entreprise.

Alors, cet article de blog est pour vous !  

La stratégie achat : De quoi parle-t-on ? Revoyons nos classiques.

La stratégie achat – également appelée processus Procure-to-Pay – permet de définir, de façon optimisée, les différentes étapes du processus d’achat au sein d’une organisation. Elle couvre toute la chaine de valeur des achats, allant de la demande d’achat au paiement de la facture en passant par le sourcing. 

Mettre en place une stratégie achat, c’est donc élaborer une feuille de route pour définir les actions et les priorités Achats et participer à la performance globale de l’entreprise. Y compris en termes de compétitivité. 

Déjà, le processus d’achat est devenu crucial et couvre le cycle complet d’achat avec 5 étapes principales : 

1. L’initiation du processus d’achat concrétisée par la soumission d’une demande d’achat par les collaborateurs. Ce qui peut être simplifiée et sécurisée grâce à des solutions digitales de pilotage des achats, 
2. L’approbation de la demande et la sélection des fournisseurs via un processus d’approbation cadré et fiabilisé. Ce qui conduit à la sélection des fournisseurs en fonction des critères définis et alignés avec la stratégie globale de l’entreprise, 
3. La commande officielle et la réception par le fournisseur, 
4. La facturation et l’approbation de la facture envoyée par le fournisseur via un workflow de validation 
5. Le paiement selon le mode choisi, de préférence avec une automatisation poussée pour limiter les erreurs et réduire les délais de paiement. 

Mettre en place une stratégie achat d’accord. Mais quels bénéfices pour l’entreprise ?

Ensuite, la stratégie achat est une étape indispensable pour les entreprises qui souhaitent bénéficier d’un levier de croissance rapide et efficace. Ceci pour améliorer les performances, augmenter les marges et optimiser les coûts. 

Le déploiement d’une stratégie achat structurée et efficace se traduit généralement très rapidement par des bénéfices incontournables tels que :  

• Fluidifier et maitriser l’intégralité de la chaine des achats, 
• Uniformiser et unifier les pratiques et les référentiels de données (dont la base de données fournisseurs en particulier), 
• Développer une meilleure maitrise des risques fournisseurs (et la culture associée), 
• Passer d’un mode réactif à un mode proactif voire prédictif pour l’analyse de la data et des actions, 
• Participer à la performance globale et à l’innovation au sein de l’organisation. 

Le ROI est généralement assez rapide et encore plus lisible dans le cas où la stratégie achat est digitalisée au sein d’une solution dédiée qui va apporter fiabilité, traçabilité et structuration des processus. 

En résumé, mettre en place une stratégie achat est devenu un outil essentiel pour remettre les achats au centre des enjeux stratégiques de l’entreprise et en faire un business partner incontournable. 

Quels objectifs donner à votre stratégie achat ?

Véritable fil rouge de la politique d’achats et de la stratégie d’approvisionnement des biens et services de l’entreprise. La stratégie achat a pour objectif de réaliser des achats de la façon la plus efficace, la plus pertinente et la plus alignée possible avec la stratégie globale de l’entreprise. 

De ce fait, chaque Responsable des Achats décline sa stratégie en fonction des grandes lignes de la gouvernance de son entreprise avec l’objectif de servir les enjeux stratégiques de performance et de compétitivité. 

Toutefois cela traduit généralement par des objectifs structurants et cadrés tels que : 

• Définir clairement les priorités achats de l’entreprise, 
• Cultiver les bonnes pratiques achats dans toute l’organisation, 
• S’assurer d’effectuer des achats responsables, 
• Développer des relations durables et équitables avec les fournisseurs. 

Stratégie achat : qui sont les acteurs et les parties prenantes ?

Alors, vous l’avez compris, votre politique d’achats a pour objectif premier de créer de la valeur pour votre entreprise et pour vos parties prenantes.  

Par ailleurs, elle nécessite de connaitre et maitriser les enjeux et pratiques de votre secteur d’activité, de renforcer l’organisation interne et les pratiques communes et d’orchestrer sa mise en œuvre. 

La fonction Achats, en tant que fonction support, interagit avec de nombreuses parties prenantes internes et externes avec lesquelles elle collabore à chaque étape de son processus. Que ce soit dans la phase de sourcing comme dans la phase de paiement ou de pilotage de la performance achats et fournisseurs, elle interagit avec : 

• Ses clients internes : ce sont les personnes à l’origine des demandes d’achats pour qui l’acheteur devra fournir un bien, un service ou encore un simple livrable selon les cas, 
• Les prescripteurs : ce sont tous ceux qui définissent les besoins et peuvent exercer une influence sur e choix des services ou produits achetés, 
• Les utilisateurs : ce sont les collaborateurs qui feront usage des services et/ou biens achetés,
• Les acheteurs et approvisionneurs : ce sont les membres de votre équipe achats, impliqués dans la chaine Achats ,
• Les fonctions supports : ce sont les personnes ou les équipes qui, à un moment clé du processus, vont apporter un soutien à l’acheteur (finance, marketing, RH etc.) 

Définir une politique d’achats c’est aussi et surtout faire travailler ensemble des demandeurs, des utilisateurs, des prescripteurs, des fonctions transverses et des acheteurs.  

Les étapes pour une stratégie achat efficace : Prenez de la hauteur ! 

D’abord, la stratégique achat est une déclinaison de la stratégie globale qui se traduit par : 

• L’analyse des actions passées via une rétrospective pour identifier les forces et faiblesses et les opportunités et menaces, 
• La définition et la validation d’objectifs spécifiques aux fonctions Achats afin d’activer des leviers pertinents, 
• Le dimensionnement des ressources affectées (humaines, techniques et financières), 
• La mise en place et le suivi du plan d’actions pour atteindre les objectifs et engager les équipes et clients internes, 
• L’analyse et la mesure de la performance achats grâce à des KPI et du reporting régulier (ROI, temps de traitements, qualité d’exécution, etc.), 
• Le contrôle et l’ajustement des actions pour garantir la pertinence de la politique achats.

En outre qui dit stratégie dit définition d’objectifs mesurables, précis et à fort impact, associée à la structuration de processus clairs avec un workflow de validation contrôlé et traçable. Cela passe par la mise en place de processus précis et tracés sur les sujets suivants : 

• Renforcement de la politique de Procurement et process approvisionnement,
• Suivi et gestion des factures fournisseurs,
• Suivi de la gestion des stocks, 
• Déploiement d’un workflow de validation (idéalement exploitable en mobilité), 
• Optimisation de la relation fournisseurs,
• Déploiement d’un portail fournisseurs,
• Procédure d’évaluation des fournisseurs,
• Informations fournisseurs à 360°, 
• Cartographie des risques fournisseurs, 
• Mise en place d’un pilotage des achats systématique : 
• Définition et activation de reporting et tableaux de bord grâce à l’analyse décisionnel 
• Gestion en mode projets et planification des achats.

Déployer une stratégie achat percutante : Passez à la digitalisation de vos achats.

Déjà, parler de stratégie sans parler d’e-achats, c’est prendre le risque de passer à côté d’une optimisation immédiate de vos processus. Grâce à l’utilisation de technologies digitales, automatisez, rationalisez et sécurisez chaque étape de votre cycle d’achat.  

Par ailleurs, les solutions digitales sont devenues incontournables pour permettre la mise en place de stratégie achat sécurisées et fiabilisées et le traitement de processus et de données robustes et tracées. 

Elles permettent donc de gérer l’ensemble des flux achat de la recherche de fournisseurs à la passation de commandes. En passant par la gestion des relations fournisseurs et le paiement des factures. Le tout en s’intégrant parfaitement dans votre système d’information actuel. 

Il existe principalement 4 types de solutions : 

• Le tableur (que nous ne vous recommanderons pas car ce n’est pas une solution qui permet de digitaliser réellement les processus) 
• Les modules achats des ERP généralistes qui permettent une intégration dans les autres flux de gestion mais dont la richesse fonctionnelle peut être limitée (car non spécialistes) 
• Les logiciels achats ou d’e-achats (dits logiciels best of breed) qui sont spécialisés dans la gestion des achats et disposent de nombreuses fonctionnalités pensées pour les acheteurs 
• Les solutions hyperspécialisées (sur un secteur d’activité ou une étape du processus) qui répondent à des besoins très précis et dont le prix est souvent moins compétitif que les logiciels achats paramétrables. 

Cependant, en conjuguant stratégie achat avec digitalisation des achats vous disposez d’un puissant levier de performance économique et concurrentiel. Afin de vous aider à gagner en excellence opérationnelle et à réduire significativement vos coûts. 

Découvrez comment la solution P2P Oxalys simplifie la mise en place de votre stratégie achat !

Depuis sa création il y a trente ans, Oxalys conçoit des solutions digitales de gestion des achats simples à mettre en œuvre et à exploiter, à destination des entreprises privées ou publiques, en France et à l’étranger.

C’est pourquoi nous développons, commercialisons et déployons des solutions simples, compétitives et fiables qui répondent aux 4 enjeux principaux de nos clients acheteurs : 

• Source to contract 
• Procure to pay 
• Relations fournisseurs
• Pilotages Achats 

Stratégie achat et gestion des risques : Comment optimiser les performances ?

La majorité des risques d’une entreprise industrielle repose sur ses achats et la gestion de ses relations fournisseurs.

La gestion des risques fournisseurs consiste à identifier, évaluer et gérer les risques associés à la collaboration avec des fournisseurs.

De ce fait, s’outiller d’un SI Achat permet de prendre les bonnes décisions et diminuer les risques.