SOMMAIRE
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- Processus achat : les étapes à optimiser pour gagner en efficacité
- Le processus achat : Comment ça marche ?
- Une stratégie achat stable repose sur un processus achat solide
- Les étapes clés d’un processus achat performant
- Processus achat et performances achats : quels sont les enjeux pour les TPE et les PME ?
- 7 bonnes raisons de digitaliser vos achats et optimiser et votre processus achat avec Oxalys
Temps de lecture : 3 minutes
Processus achat : les étapes à optimiser pour gagner en efficacité
Le processus achat est un point clé dans la mise en œuvre de la stratégie achat pour optimiser chaque étape du cycle d’achat. Même si le processus peut être différent d’une entreprise à l’autre, les étapes sont identiques et s’appuient sur un constat commun. La bonne définition du processus achat est un des leviers de succès d’une politique Achats réussie. La mise en place d’un processus achat est même une des premières étapes de la maturité Achats d’une entreprise. Faisons un tour d’horizon des étapes clés à mettre en place pour l’optimisation des achats de votre organisation.
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Le processus achat : Comment ça marche ?
Le processus achat commence par une planification rigoureuse des besoins. Il se poursuit par une analyse du marché, la sélection des fournisseurs et la négociation des conditions. Ces étapes sont essentielles pour établir des relations solides et durables avec les partenaires.
Assurer un approvisionnement fiable tout en minimisant les coûts et en optimisant la qualité. CQFD.
Comme tous les processus, le processus achat est une formidable l’opportunité de standardiser vos modes opératoires, d’améliorer l’efficacité Achats et de fluidifier la communication entre les équipes.
Il s’agit d’un maillon stratégique qui a pour objectif de gagner en productivité, de réduire les coûts et de garantir une gestion efficace des ressources.
Mise en place du processus achat
Mettre en place un processus achat structuré nécessite plusieurs actions clés : planifier précisément les besoins, analyser le marché, sélectionner objectivement les fournisseurs, négocier les conditions d’achat, une bonne gestion des contrats fournisseurs, optimiser la gestion des relations, assurer la traçabilité documentaire, automatiser les tâches récurrentes et évaluer régulièrement les performances.
Une stratégie achat stable repose sur un processus achat solide
Le processus d’achat et la stratégie achats sont étroitement liés. En effet, chacun participe de la performance globale de l’entreprise en interaction.
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La stratégie achats drive le processus d’achat
Parce que la stratégie achats définit la vision globale (objectifs, priorités et actions) pour optimiser les achats, elle va servir à cadrer, structurer et orienter les différentes étapes du processus d’achat.
Plus la stratégie sera précise et structurée et plus le processus sera rationnalisé.
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Le processus achat est le bras armé de la stratégie Achats
Un processus achat concerne la partie opérationnelle de la politique achats avec un spectre qui couvre le périmètre achats comme le sourcing, la négociation des contrats ou encore le suivi des paiements. Chaque action est la traduction tangible des objectifs définis dans la politique achats.
Si vous décidez de prioriser l’amélioration de la qualité des fournisseurs, vous allez agir sur le processus d’achat afin de renforcer les étapes portant sur la qualité délivrée et son contrôle.
Le processus achat, s’il est optimisé, permet d’alimenter le pilotage des Achats avec des données robustes pour évaluer la performance de la stratégie d’approvisionnement.
💡En résumé, processus achat et stratégie achat interagissent pour vous assurer de déployer une gestion efficace des ressources en phase avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
Les étapes clés d’un processus achat performant
Votre processus achat sera d’autant efficace et structuré que vous opterez pour une digitalisation de vos étapes clés. En effet, la simplification de votre processus achat passe par l’utilisation de solutions digitales. Telles que les logiciels Source to Pay (qui couvrent le processus du sourcing jusqu’au paiement) ou de Procure to pay (qui couvrent le processus d’approvisionnement jusqu’au paiement).
👉 « Nous avons décidé de faire un saut en avant dans l’innovation et de nous équiper avec une suite complète qui répond à nos enjeux et plus encore ! La réactivité de la Supply Chain est devenue un enjeu prépondérant dans nos secteurs d’activités. C’est vital pour nous. Une non-qualité de la chaine Achats peut avoir un impact direct sur nos relations fournisseurs mais aussi sur notre performance globale et même l’approbation de nos comptes.»
Philippe Prodhomme – Directeur Financier Groupe AXAN
Les étapes clés du processus achat couvre tout le cycle d’achats et s’articule autour de 8 étapes principales :
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Identifier et définir le besoin ✔️
Cette 1ère étape consiste à identifier et définir précisément le besoin en s’appuyant sur les critères définis : qualité, quantité, délais, spécifications techniques, critère RSE, etc.
Elle est essentielle pour éviter les erreurs à venir et s’assurer que l’achat corresponde aux exigences de la gestion des achats de l’entreprise.
3 Plus de la digitalisation :
- Structurer les demandes et les uniformiser (paniers modèles, catalogues, etc.)
- Impliquer les utilisateurs dès le début du processus
- Rationnaliser et simplifier les demandes d’achats
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Rechercher et sourcer les fournisseurs ✔️
L’étape suivante sert à identifier les fournisseurs potentiels et analyser les différentes offres selon les critères définis dans l’étape précédente.
3 Plus de la digitalisation :
- Gérer un référentiel fournisseurs
- Centraliser les documents fournisseurs
- Interagir aisément avec les fournisseurs via un portail fournisseurs
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Lancer la consultation et l’appel d’offres ✔️
L’étape 3 permet de préparer et diffuser un appel d’offres ou un cahier des charges avec tous les détails nécessaires afin de solliciter des offres des fournisseurs qui auront été sélectionnés.
Cette étape est cruciale pour comparer les offres des différents fournisseurs et choisir la meilleure option.
3 Plus de la digitalisation :
- Préparer et opérer les consultations en ligne
- Déporter chez le fournisseur les tâches à faible valeur ajoutée
- Permettre le dépôt dématérialisé de candidatures
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Analyser les offres et sélectionner le bon fournisseur ✔️
Une fois les propositions des fournisseurs reçues, elles sont évaluées en fonction des critères définis (coût, délais, garanties, durabilité, etc.) et mènent à la sélection du fournisseur, dans le respect du budget.
3 Plus de la digitalisation :
- Tracer et centraliser les échanges avec les fournisseurs
- Évaluer les offres selon des critères quantitatifs (prix, délai, …) et qualitatifs
- Être assisté dans la prise de décision
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Négocier et contractualiser ✔️
La négociation des termes du contrat devra intégrer les prix, les délais de livraison, les conditions de paiement, les garanties, etc. Cette étape permet la sélection et la finalisation de la relation par la signature d’un contrat.
3 Plus de la digitalisation :
- Gérer les signatures électroniques
- Renforcer la relation et la communication fournisseurs
- Gérer les contrats et les centraliser dans une contrathèque.
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Passation de commande ✔️
Cette étape consiste à formaliser la commande auprès du fournisseur qui a été sélectionnée. En général ,cela inclut la mise en place d’un système de suivi pour s’assurer une livraison conforme aux attentes.
3 Plus de la digitalisation :
- Mettre en place des workflows tracés et sécurisés
- Gérer aisément les contrats cadres
- Assurer un suivi de la commande
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Réception et Vérification ✔️
La réception des biens ou des services commandés est assurée à cette étape qui permet également de vérifier leur conformité avec la commande qui a été passée.
Il est important de prévoir une action pour signaler toute anomalie afin de résoudre rapidement les problèmes survenus à la réception.
3 Plus de la digitalisation :
- Assurer un contrôle budgétaire strict
- Automatiser les rapprochements
- Limiter les erreurs dans le suivi et la préparation des expéditions
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Paiement et Suivi ✔️
La dernière étape et non des moindres consiste à traiter la facture fournisseur et effectuer le paiement selon les termes convenus dans le contrat. Les équipes s’assurerons de la mise en place d’un suivi post-achat pour évaluer la performance du fournisseur et appliquer une logique d’amélioration continue pour les futures demandes d’achats.
Le plus de la digitalisation :
- Réduire les délais de paiement
- Garantir une évaluation régulière et optimale des fournisseurs
- Automatiser la gestion des campagnes
Processus achat et performances achats : quels sont les enjeux pour les TPE et les PME ?
Digitalisation des processus métier, achats durables, évaluation des performances, QHSE… Les TPE et PME doivent relever de nouveaux défis en matière de processus achat alors même qu’elles ont des ressources plus limitées que les ETI et les grands comptes.
Or, une bonne gestion des achats reste un point clé de la compétitivité des TPE et PME.
Processus achat optimisé : un levier de performance
✔️ Mieux gérer les risques : une maitrise du processus achat limite les risques liés aux fluctuations des prix, aux ruptures de stock, aux évolutions de règlementation ou encore à la défaillance de certains fournisseurs en garantissant la continuité des opérations.
✔️ Optimiser des coûts et activer des économies d’échelle : un processus achat structure permet d’avoir plus de visibilité sur les achats et d’identifier plus facilement les gisements d’économies et les économies d’échelles possibles
✔️ Digitaliser plus facilement la gestion des approvisionnements et la planification achats en s’appuyant sur des soutions de P2P (procure-to-pay) par exemple afin de simplifier et fiabiliser les processus.
✔️ Aligner les achats avec les objectifs stratégiques en faisant des processus achats le fer de lance de la stratégie achat de l’entreprise.
✔️ Renforcer la stratégie des achats durables grâce à un cadre plus précis pour la définition des critères d’achats et l’encadrement des demandes avec un processus commun à tous.
💡Conclusion : le processus d’achat constitue un levier stratégique pour les TPE et PME qui souhaitent renforcer leur compétitivité à condition de structurer les étapes et idéalement de les digitaliser.
👉 « Grâce à la dématérialisation de nos demandes d’achats indirects, nous pouvons aujourd’hui faire face à l’augmentation du volume de nos achats, à effectif constant, et en accélérer les processus. Avec certains de nos fournisseurs, nous avons ainsi gagné jusqu’à trois jours dans le traitement de nos commandes. Nous avons également réduit notre panel de fournisseurs, en privilégiant les plus actifs, ce qui nous a permis de négocier avec eux leurs tarifs et délais de livraison, et de réduire ainsi nos coûts. Nous avons gagné près de 40% du temps passé sur le processus de traitement des factures fournisseurs »
Jean-Baptiste Collin – Responsable achats – F2J Industry
7 bonnes raisons de digitaliser vos achats et optimiser et votre processus achat avec Oxalys
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Augmenter votre productivité et renforcer la motivation des équipes :
La gestion des achats « manuelle » est source d’une perte de temps importante. Réduisez le temps passé à gérer les commandes et doublez la productivité de votre équipe.
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Offrir une autonomie contrôlée et gagner en visibilité opérationnelle :
Oxalys va vous aider à intégrer les achats dans vos processus métiers afin de gagner en efficacité opérationnelle, en traçabilité et en sécurité de votre data.
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Simplifier votre cycle d’achats et fluidifier vos échanges :
le simple fait de digitaliser les achats fluidifie instantanément vos échanges entre acheteurs, opérationnels, comptables et fournisseurs.
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Diminuer les risques fournisseurs et respecter la conformité règlementaire :
Un logiciel de gestion achat avec vue à 360° sur les informations fournisseurs, vous connecte aux bases de données légales, intègre les informations dans votre référentiel fournisseurs et sert de plateforme collaborative pour mieux suivre la performance fournisseurs.
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Faire respecter les contrats par tous :
En digitalisant le processus d’approvisionnement, partagez les données utiles au respect des contrats et marchés et effectuez plus facilement des contrôles. Votre processus achats devient le garant du respect des conditions contractuelles.
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Développer de nouvelles relations de confiance avec vos fournisseurs :
Un logiciel achat est par principe collaboratif et facilite la communication avec vos fournisseurs (traitement des factures, demandes de prix, offres, etc.) Les échanges sont simplifiés et la confiance renforcée.
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Avoir de la visibilité sur vos engagements :
la digitalisation du processus achat permet de connaître en temps réel les montants engagés et les sommes disponibles pour vos commandes. Vous respectez vos budgets et maitrisez vos engagements.
⤵️ Digitalisez votre processus achat dès maintenant et gagnez du temps !
La digitalisation apporte une réponse à nombre des enjeux actuels auxquels vous faites face et permet une meilleure structuration de vos processus. Vous pouvez réorganiser votre chaines Achats et de réduire les coûts.
« Oxalys nous a permis de réorganiser notre chaîne d’approvisionnement de gagner un jour et demi par semaine et par technicien soit un gain financier de 150 000 euros par an »
Nicolas Oudot – Président Directeur Général – EL2D/ERECCA/IN.SITU
Rédactrice experte en achats
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