Facturation Electronique 2026 – SI Achats :  Comment s’y préparer ?

Facturation Electronique, RFE, E-invoing, e-reporting, P2P, … Vous travaillez dans les achats, la finance, ou le commerce, il y a peu de chance que vous ayez échappé au sujet depuis le début de l’année 2025. En cause, la réforme de la facturation électronique qui entrera en vigueur, dans son premier volet le 1er septembre 2026. Si le calendrier de son déplacement a été ajusté, elle n’en reste pas moins d’actualité. Oxalys se propose de faire un point sur l’état d’avancement sur le sujet de la Facturation Electronique obligatoire en ce début d’année 2025 et sur ses impacts sur les processus et les systèmes d’informations Achats, afin de vous permettre de vous y préparer en toute sérénité et d’avoir une vraie visibilité sur le sujet.

Réforme de la Facturation Electronique 2026 : De quoi parle t-on ?

Premièrement, la Loi de Finances 2020 introduit l’obligation de Facturation Electronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. La règlementation porte sur plusieurs volets et va concerner l’ensemble des entreprises dès septembre 2026. Cela consiste en une dématérialisation des factures, de façon obligatoire et systématique, un peu sur le modèle de Chorus Pro (plateforme de dématérialisation pour les organisations publiques en activité depuis 2020). 

Obligation d’émission et de réception de factures électroniques  : Les enjeux

Par ailleurs, les enjeux associés à la Facturation Electronique obligatoire sont importants. En effet, cette obligation règlementaire apportera aux entreprises et à leurs équipes plusieurs avantages : 

1. Des gains de productivité dans leur gestion administrative 
2. Une réduction du coût lié à la facture et à son traitement encore trop souvent manuel et peu automatisé 
3. Un meilleur suivi des échéances avec une réduction des temps de paiement lié à un traitement plus rapide des factures et des paiements  
4. Une amélioration des relations clients-fournisseurs 

L’objectif de la RFE pour l’Etat est également de permettre de mieux lutter contre la fraude à la TVA, d’améliorer la compétitivité des entreprises et, de simplifier les obligations déclaratives de TVA (grâce au pré remplissage des déclarations). 

Cela implique pour les entreprises de bien s’y préparer afin d’en récolter les fruits pour l’avenir et faire les bons choix en termes de SI, de partenaires et de processus.

Facturation Electronique et E-reporting : comment ça marche ?

Alors, cette nouvelle réglementation nationale se déploie sur 2 volets : 

• La réception et l’émission de factures électroniques 

Les entreprises devront être en mesure de réaliser des émissions et des réceptions de factures électroniques (ou e-invoicing) dans un format défini et commun.

Elles devront choisir une PDP  (plateforme de dématérialisation partenaire). 

Les factures sont déposées auprès d’une PDP immatriculée auprès de l’administration fiscale et choisie par l’entreprise. Grâce à un annuaire qui référence les PDP choisies par chaque entreprise, les factures sont ensuite transmises au client. Lors de la réception d’une facture d’un fournisseur, les entreprises sont informées par leur PDP de la mise à disposition du document et accèdent à la facture reçue selon les modalités définies avec leur plateforme partenaire. Le PDP renvoie le statut de la facture à l’expéditeur (rejetée, suspendue, complétée, etc.). 

• L’obligation de transmission des données de paiement (ou e-reporting de paiement)  

Ceci étant, les entreprises réalisant des prestations de service en France ou à l’étranger, faisant l’objet d’une facture électronique ou pas, à destination de professionnels ou de clients non assujettis, seront dans l’obligation de transmettre à l’administration les données de paiement relatives à ces opérations. En effet, ce sont elles qui collectent la TVA (date d’encaissement et le montant encaissé de la prestation de service).  

Associé à la facturation électronique, l’e-reporting permettra ainsi de reconstituer l’activité économique d’ensemble d’une entreprise. 

Calendrier de la Facturation Electronique

La loi de finances pour 2024 a mis à jour le calendrier d’application de cette réforme selon la règle suivante : 

• Obligation d’émettre des factures électroniques : 

1. Le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ; 
2. Le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (TPE et PME) et les micro-entreprises. 

• Obligation de recevoir des factures électroniques :  

1. Dès le 1er septembre 2026 pour l’ensemble des entreprises. 

Périmètre de la Facturation Electronique : Êtes-vous concerné ?

Si le calendrier est échelonné en fonction de la taille des entreprises, la majorité des entreprises et concernée et encourt des sanctions importantes en cas de non-respect des règlementations à partir du 1er septembre 2026.  

En cas de non-respect des règlementations à partir du 1er septembre 2026, les entreprises encourent des sanctions importantes.

Quelles sont les entreprises concernées par la Facturation Electronique ?

En plus, la Facturation Electronique concerne l’ensemble des opérations réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, à savoir les livraisons de biens ou les prestations de services situées en France effectuées par une entreprise assujettie avec une autre entreprise assujettie et qui ne sont pas exonérées de TVA. Les acomptes liés à ces opérations sont également concernés. 

A noter que de nouvelles mentions obligatoires seront ajoutées sur les factures électroniques émises (selon calendrier). 

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de l’obligation de Facturation Electronique ?

Le non-respect des obligations de facturation et de transmission des données peut donner lieu à une amende de 15 € par facture, en cas de non-émission d’une facture sous format électronique et de 250 € par transmission, en cas de non-respect de l’obligation de e-reporting. 

Le montant de chaque amende est plafonné à 15 000 € par année civile.

Facturation Electronique : quel impact pour votre stratégie et votre SI Achats ? 

La facture électronique est un concept déjà présent dans la plupart des entreprises qui possèdent une bonne maturité en stratégie achat. Ces dernières sont souvent déjà équipées d’un SI Achats et familières avec la notion de dématérialisation des factures fournisseurs. 

Par ailleurs, l’impact de la réforme de la facturation électronique concerne principalement la partie Procure-to-Pay de ces SI Achats comme le précise Laurent Guillot Directeur Général d’Oxalys

Vos obligations règlementaires concernant la Réforme de la Facturation Electronique ne seront pas remplies si vous envisagez de : 

• Scanner des factures fournisseurs papier, 
• Faire de la reconnaissance de type OCR, 
• Émettre ou recevoir des factures au format PDF. 

Une facture électronique est une facture émise, transférée et conservée dans un format dématérialisé et qui comporte nécessairement un minimum de données sous forme structurée. 

Cela la différencie des factures « papier » ou sous format PDF ordinaire dont il est difficile de valider l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité. 

Intégrez la Facturation Electronique dans votre SI Achats avec Oxalys 

Oxalys, acteur majeur de la Facturation Electronique vous accompagne dans la transformation de votre processus Procure-to-Pay et votre conformité fiscale. 

Depuis sa création, Oxalys a toujours été aux côtés des directions Achats et des directions financières dans leurs évolutions fonctionnelles et règlementaires. Cette fois-ci encore, nous proposons une solution clé en main, qui leur permettra de tirer le meilleur de votre SI Achats et de répondre à vos obligations.

Nos clients bénéficieront de l’expertise des flux de factures réglementées et de leur traitement, avec des solutions connectées en standard. 

Oxalys a décidé de développer un Portail FE (dédié à la facture électronique) et d’embarquer à minima un partenaire PDP privilégié pour une réponse complète et performante face aux enjeux de la Facture Electronique. Il se présentera sous forme d’un composant SaaS, destiné aux clients qui utilisent la fonction Factures et permettra d’interfacer votre SI Achats, de façon totalement transparente, avec le PDP choisi (notre PDP partenaire ou un PDP de votre choix). 

Le Portail FE permettra à :  

• La PDP Partner de 

1. Récupérer les factures fournisseurs,  
2. Extraire les données de la facture,  
3. Mettre la data à disposition d’Oxalys. 

• La solution Oxalys permet de  

1. Récupérer l’information du refus de la facture (total, partiel,…, etc.) et transmettre le statut correspondant au PDP, 
2. Présenter les factures à la fonction de gestion des Factures d’Oxalys pour rapprochement, contrôle et stockage, 
3. Proposer un tableau de bord de suivi des flux de factures électroniques. 

En matière de Facturation Electronique, surtout ne changez rien ! Oxalys accompagne ses clients dans leur conformité

Si vous utilisez la solution P2P (Procure-to-Pay) d’Oxalys, vous serez en mesure de conserver votre solution et adapter votre SI avec très peu de modifications.

Votre système Achats Oxalys garantira une mise en conformité de votre solution logiciel avec la nouvelle réglementation.