Dématérialisation des factures : choisir un outil adapté pour la RFE !

La dématérialisation des factures fait l’actualité depuis quelques mois en raison d’une évolution majeure de la législation en France concernant la facturation électronique. Or, la dématérialiser ses factures fournisseurs, avant même l’obligation de facturation électronique 2026 est une réelle opportunité de simplification des processus financiers, de réduction des erreurs administratives et d’automatisation de la facturation. C’est le moment d’en savoir plus sur cette pratique déjà très répandue dans les services Achats performants sans attendre la RFE (Réforme de la Facturation Electronique). 

Dématérialisation des factures : quel est le principe ?

La dématérialisation de factures trouve ses origines dans les années 1990. Les premières initiatives de facturation électronique émergent dans le monde, avec l’utilisation de systèmes électroniques pour générer et envoyer des factures. En1991, la France introduit la possibilité d’émettre des factures électroniques sous réserve d’un agrément (de la Direction générale des impôts) puis supprime, en 1998, l’agrément obligatoire, facilitant l’adoption des plateformes web pour gérer les factures numériques.

Dématérialisation des factures : définition

La dématérialisation des factures se définit comme un processus de substitution des factures papier par des factures établies à un format électronique, intégrées de façon transparente dans un système d’information Achats ou un ERP.  

Elle peut recouvrir plusieurs facettes : la création, l’envoi, la réception, la conservation et l’archivage des factures électroniques générées et intégrées dans le SI.  

La dématérialisation n’est pas la même chose que la numérisation qui consiste à transformer une facture papier en une version numérique en la scannant. Cette facture numérisée n’a pas de valeur légale et doit coexister avec la version papier. 

Le principal enjeu de dématérialiser ses factures est de garantir la conformité légale et l’intégrité des données. Le format utilisé peut être variable (PDF, EDI, etc.).  

L’autre enjeu est celui de la performance, en particulier de la performance achats liée à l’automatisation de la facturation et à la réception des factures. 

Dématérialisation des factures : le guide pour anticiper sur la RFE ⤵️

La dématérialisation des factures se définit comme un processus de substitution des factures papier par des factures établies à un format électronique, intégrées de façon transparente dans un système d’information Achats ou un ERP.  

Découvrez dans ce guide, nos conseils pour vous préparer et anticiper votre transition vers la facturation électronique.

Les avantages de la dématérialisation des factures

Les avantages de dématérialiser les factures pour les responsables Achats des entreprises sont principalement : 

• Une réduction des coûts liés à la gestion de la facture (l’impression, l’envoi et l’archivage papier) 
• Un gain de temps significatif sur les processus comptables  
• La réduction des erreurs liées à la saisie 
• Une traçabilité améliorée  
• Une meilleure sécurité et intégrité des données  

Dématérialisation des factures et RFE : Tout ce que vous devez savoir sur l’obligation de facturation électronique 2026

Depuis 2020, toutes les entreprises françaises qui facturent des contrats publics ont l’obligation d’utiliser Chorus Pro pour les contrats publics, marquant le premier pas vers une dématérialisation de factures généralisée entre organisations. 

La facture électronique va devenir obligatoire à compter du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises qui devront être en mesure d’émettre des factures aux formats électroniques conformes. C’est la Réforme de la Facturation Électronique ou RFE dont vous avez peut-être déjà entendu parler. 

Que dit la RFE  ? 

La Loi de Finances 2020 introduit l’obligation de Facturation Électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. La règlementation porte sur deux volets principaux (e)-invoicing et e-reporting) et va impacter les entreprises à partir du 1er septembre 2026.  

Les entreprises devront émettre et recevoir des factures électroniques dans un format défini et commun. Les factures seront ensuite déposées sur une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) immatriculée auprès de l’administration fiscale et choisie par l’entreprise. Grâce à un annuaire des entreprises géré par l’État, les factures sont ensuite acheminées au client qui viendra les récupérer sur la plateforme, après avoir été informé par leur PDP. 

🔎POUR EN SAVOIR PLUS

👉 En quoi consiste l’obligation de la facturation électronique pour les entreprises ? « Site du gouvernement »

👉 Facturation Electronique et SI Achats : Comment s’y préparer ? « Notre article pour anticiper sur la RFE »

Comment se préparer à la RFE ? 

Les entreprises ne sont pas concernées avant le 1er septembre 2026. Elles devront à minima avoir choisi une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) à cette date.  

Pour rappel le calendrier est le suivant : 

Dématérialisation des factures : adopter un logiciel de dématérialisation des factures  conforme

Il est important de comprendre que la dématérialisation de vos factures en tant que processus Achats peut être mis en place indépendamment de l’obligation ci-dessus décrite au travers de logiciels adaptés, tels que Oxalys.

Dématérialiser ses factures : quels avantages pour votre entreprise ?

Tout d’abord vous allez gagner du temps : pour la réception des factures fournisseurs, vos processus sont plus fluides et vous limitez les interventions humaines à faible valeur ajoutée. 

Ensuite, la digitalisation est un facteur important de réduction des erreurs. Plus de saisie à réaliser en double ou triple et des workflows plus clairs pour suivre les différents intervenants sur une facture… Vos processus sont plus fiables et plus rapides. 

Vous facilitez la gestion des fournisseurs en leur permettant plus de transparence et en réduisant les délais de paiement. 

Les risques liés à l’absence d’une solution de dématérialisation des factures adaptée

La dématérialisation des factures participe à la compétitivité de votre entreprise et à la performance Achats. Aussi l’absence de processus de dématérialisation de vos factures peut impacter : 

• Les délais de règlement et donc vos relations avec les fournisseurs 
• Une gestion plus complexe des flux financiers 
• Une traçabilité plus faible de vos flux et documents 
• Une plus grande complexité dans vos workflows de validation 

Dématérialisation des factures : Choisir un logiciel adapté pour dématérialiser fournisseurs

💡Zoom sur les fonctionnalités attendues d’un logiciel pour dématérialiser des factures Achats /fournisseurs. 

Voici les principaux avantages dont vous bénéficiez quand vous choisissez de dématérialiser les factures Achats au sein de votre SI Achats : 

• Le rapprochement automatique des factures et bons de commande 
• Un archivage et une gestion centralisée des documents comptables dans une GED 
• Une analyse des données simplifiée pour optimiser vos processus financiers 
• Une sécurité des données plus élevée 

Adoptez Oxalys, votre allié pour réussir votre transition vers la dématérialisation des factures 

Le module de dématérialisation de vos factures fournisseurs d’Oxays a été conçu pour simplifier le lien entre les équipes Achats et les équipe Finance et fluidifier les échanges et les workflows. 

Grâce à la solution Oxalys, vous allez tirer pleinement partie de la dématérialisation des factures au quotidien et gagnerez en performance Achats.

Contrôlez, validez et lettrez vos factures fournisseurs, plus vite et mieux

Les fonctions de gestion des factures permettent de gagner du temps et d’être plus fiable lors du traitement des factures fournisseurs. 

Oxalys dispose d’une fonction qui rapproche automatiquement la facture reçue avec les éléments de la commande ou des réceptions effectuées. En outre, vous bénéficiez d’un accès très intuitif à l’ensemble des documents d’achats associés. 

Vous êtes assisté pour gérer les écarts est assistée et le workflow de validation avant la mise en paiement est digitalisé lui aussi. 

Pilotez vos engagements fournisseurs 

Les engagements financiers avec les fournisseurs sont identifiés et vous pouvez calculer aisément et en temps réel les FNP (factures non parvenues) et les CCA (charges constatées d’avance) pour alimenter la comptabilité par engagements. 

Dématérialisez tout simplement  

Le logiciel Oxalys est le point névralgique qui fait le lien avec la chaîne de dématérialisation ou la GED (gestion électronique de documents). Les éléments facturés sont automatiquement reconnus sur la facture dématérialisée et comparées aux états de commande et de réception. Vous ne gérez que les écarts…