Digitalisation des achats : les clés de la réussite

Réussir la digitalisation des Achats

Une transformation indispensable

Gérer les Achats n’est pas un long fleuve tranquille. Les évolutions technologiques toujours plus rapides, le contexte économique mouvant, la transformation digitale et les exigences croissantes des clients en matière de durabilité et de qualité ont rendu les Achats aussi complexes que stratégiques.

Entre les idées reçues qui ont la vie dure, le manque de leadership encore trop souvent constaté, l’obsolescence de certains SI, comment les équipes Achats peuvent-elles relever ces défis qui affectent durablement leur fonction ?

Réponse : grâce à la digitalisation des Achats ! Découvrez les clés pour passer de la tête aux jambes sur vos projets de digitalisation des Achats et vous positionner comme le partenaire incontournable des équipes métiers.

Digitalisation des achats : 7 bonnes raisons de passer à l’action !

La digitalisation des achats se définit comme le processus visant à utiliser des technologies numériques pour automatiser, rationaliser et optimiser les différentes étapes du processus Achats au sein de votre entreprise. Source de gain de temps et de fiabilisation de la data, la digitalisation des Achats vous permet de :

1. Renforcer la motivation des équipes et augmenter votre productivité car elle libère vos équipes des tâches chronophages au profit de leur cœur de métier et leur fait gagner jusqu’à deux fois plus de temps qu’avec une organisation manuelle.
2.  Offrir une autonomie contrôlée et gagner en visibilité opérationnelle afin de faciliter l’intégration des achats dans les processus métiers, gagner en efficacité et en traçabilité opérationnelle et garantir le respect de votre politique Achats.
3. Simplifier votre cycle d’achats et fluidifier vos échanges avec pour objectif d’améliorer et fluidifier votre processus Achats (sélection des fournisseurs, signature de contrats, traitement des factures, gestion des stocks. Etc.)
4. Diminuer les risques fournisseurs et respecter la conformité règlementaire avec une visibilité à 360° sur les informations fournisseurs et une plateforme de travail collaborative pour partager documents, informations et notes.
5. Vous donnez les moyens de faire respecter les contrats par tous – du gestionnaire de commande, à l’assistante de direction en passant par le comptable – et améliorer la gestion du risque de conformité fournisseurs.
6. Améliorer les relations fournisseurs et renforcer la confiance grâce à une meilleure communication, des échanges simplifiés et des informations faciles à retrouver et à consulter.
7. Avoir de la visibilité sur vos engagements afin de connaître en temps réel et pour chaque fournisseur, les montants engagés et les sommes encore disponibles pour vos commandes futures et vous assurer que vos engagements maîtrisés.

Les facteurs clés de succès pour votre projet de digitalisation des Achats

1.Suivre le bon tempo

La mise en place de la digitalisation marque la 1^ère étape de la mise en place d’une politique Achats globale et implique de prioriser les déploiements et le périmètre de la solution digitale selon la maturité Achats de votre organisation.

2. Déployer une solution à votre image 

Digitaliser nécessite de se calquer sur les processus et les attentes des utilisateurs et de :

• Déployer une solution Achats « à votre dimension » en phase avec le volume et la maturité des achats dans l’entreprise et surtout en adéquation avec les objectifs fixés,
• Disposer d’une solution personnalisée calquée sur vos pratiques Achats et qui respecte vos contraintes techniques, fonctionnelles et budgétaires et les enjeux de votre secteur d’activité,
• Miser sur un outil évolutif et pérenne pour intégrer les derniers usages et technologies et garantir la pérennité de la solution,
• Privilégier l’agilité et l’interopérabilité avec le SI existant,
• Sécuriser le déploiement de la solution avec une approche ultra paramétrable pour réduire les temps de déploiement et limiter les coûts,
• Être accompagné sur le long terme garantir l’adhésion des équipes.

3. Respecter les indispensables de la gestion de projet 

Avant toute chose, il est indispensable de s’assurer d’un vrai leadership sur le sujet de la digitalisation des Achats car le projet aura un impact fort sur le budget, la motivation des équipes, leur productivité, leur crédibilité et la conformité règlementaire.

Autre point clé : embarquer toutes les parties prenantes dans le projet de SI Achats.

Le périmètre de la digitalisation des Achats ne se limite pas au service Achats et a un impact sur les stratégies marketing, commerciale, RSE et QHSE de l’entreprise. Le responsable Achats devra donc trouver un outil et un chef de projet capable de le déployer !

Vous devez également définir très clairement les rôles et responsabilités de chacun dans l’équipe car, outre un sponsor, un chef de projet métier et un expert logiciel, il vous faudra le soutien de l’éditeur et/ou l’intégrateur de la solution.

Bref : La digitalisation des Achats est un « accélérateur » de votre politique Achats stratégie qui a besoin d’une vraie organisation projet.

Les critères de choix d’un logiciel de digitalisation des achats

1.Une solution achats pensée comme un vecteur de performance

Votre logiciel Achats doit être avant tout capable d’accompagner votre croissance et renforcer votre performance Achats, quels que soient votre secteur d’activité, les enjeux spécifiques à votre entreprise, le volume de vos achats ou la taille de votre entreprise.

Il devra se centrer sur l’expérience utilisateur et une ergonomie intuitive qui facilite la prise en main des fonctionnalités par les équipes Achats qui ainsi rapidement opérationnelles.

2. Une solution adaptable et ouverte avec une ouverture fonctionnelle large

Votre futur logiciel Achats devra être « compatible » avec tous les ERP et SI et déployé au fur et à mesure de vos besoins.

Il doit couvrir l’intégralité de votre cycle Achats même si vous faites le choix de déployer les différentes fonctionnalités au fur et à mesure de vos besoins :

• Une gestion des Achats à 360° pour piloter et automatiser l’ensemble de vos processus au sein du même outil (sourcing, contrats, factures, approvisionnements, stocks, reporting, etc.),
• La gestion Source to Contract (S2C) pour centraliser les informations au sein d’un référentiel unique que vous partagez avec vos collaborateurs,
• La digitalisation du process d’approvisionnements Procure-to-Pay (P2P) pour effectuer et valider des demandes d’achats, de gérer les factures fournisseurs, d’assurer la gestion de vos stocks de façon centralisée,
• La gestion de la relation Fournisseurs (SRM) pour améliorer la communication avec vos fournisseurs, consulter facilement les informations fournisseurs et créer votre stratégie d’évaluation fournisseur,
• Le pilotage Achats avec une véritable aide à la décision pour élaborer des plans d’actions et suivre vos KPIs avec le tableau de bord achats.

3. S’assurer de la pérennité et de la fiabilité de l’éditeur avec notamment un point d’attention sur : 

• Le niveau d’expertise de l’éditeur dans le domaine des Achats
• Les capacités de déploiement et l’accompagnement sur le long terme

Au-delà de l’automatisation et la fiabilisation des processus : l’enjeu stratégique de la digitalisation des achats

Choisir de digitaliser les Achats ne se limite pas à demander un devis. Vous devez vérifier que la solution et son éditeur sont alignés avec vos attentes et vos objectifs et ce, sur toute les facettes du projet (fonctionnalités, prix, conseil, etc.).

Et surtout, n’oubliez jamais que votre logiciel est au service de vos équipes et de votre écosystème.

La digitalisation est désormais essentielle pour les équipes et responsables Achats qui souhaitent améliorer leur maturité et leur performance. En automatisant les tâches récurrentes, elle libère du temps pour des activités à forte valeur ajoutée et de créer une stratégie d’achats alignée avec les objectifs de l’entreprise.

L’intégration des processus Achats dans le SI de gestion favorise l’alignement avec la Finance, offrant une vision globale de la performance. Elle améliore l’image de l’entreprise en renforçant l’équité, la conformité réglementaire et l’engagement dans les démarches RSE et QHSE. En somme, la digitalisation permet de gagner en performance et de devenir un partenaire métier stratégique.

Vous cherchez à en savoir plus pour faire le grand saut ?

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