SOMMAIRE
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- Relation fournisseur : 7 bonnes pratiques pour un partenariat durable
- Qu’est-ce que la relation fournisseur ?
- Pourquoi la relation fournisseur est-elle devenue stratégique ?
- Bonne pratique n°1 : Centraliser les données pour une bonne gestion de la relation fournisseur
- Bonne pratique n°2 – Relation fournisseur : Clarifier les rôles et fluidifier la communication
- Bonne pratique n°3 – Relation fournisseur : Donner de la visibilité sur les engagements et les paiements
- Bonne pratique n°4 : Digitaliser la relation fournisseur pour la fiabiliser
- Bonne pratique n°5 – Relation fournisseur : Structurer les processus de sélection et d’évaluation fournisseurs
- Bonne pratique n°6 – Relation fournisseur : Passer à un partenariat fournisseur à valeur ajoutée
- Bonne pratique n°7 : Accompagner les équipes Achats pour une gestion durable de la relation fournisseur
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Temps de lecture : 2 minutes
Relation fournisseur : 7 bonnes pratiques pour un partenariat durable
La relation fournisseur est devenue un élément stratégique de la politiques Achats des entreprises. Dans un contexte de plus en plus instable et complexe pour les équipes Achats, ces dernières doivent s’assurer d’une relation durable avec leurs fournisseurs. Et cette relation va bien au-delà de la signature d’un simple contrat. Elle se traduit de plus en plus par de véritables partenariats stratégiques et durables. Voici 7 bonnes pratiques à déployer en urgence aux vertus immédiates et puissantes pour votre politique Achats.
Qu’est-ce que la relation fournisseur ?
La relation fournisseur désigne tous les processus et interactions entre une entreprise cliente et ses fournisseurs et ce, tout au long du cycle achats. Cela intègre aussi bien les modalités de collaboration que les échanges non formels. La relation fournisseur est présente tout au long du processus achat, de la sélection et la négociation à la livraison et l’évaluation, en passant par la contractualisation et le suivi de la performance fournisseurs.
Lorsque la relation fournisseur est pensée comme un véritable partenariat, cela permet de développer des innovations conjointes et de limiter significativement les conflits.
Pourquoi la relation fournisseur est-elle devenue stratégique ?
Dans un contexte de tension sur certaines chaines d’approvisionnement, d’une nouvelle donne du commerce international et d’une transition digitale et RSE impactante, la relation fournisseurs est devenue clé.
Véritable levier stratégique dans un environnement économique, environnemental et technologique de plus en plus changeant, elle permet de relever les nouveaux enjeux Achats des entreprises :
- La gestion des risques fournisseurs dans un contexte international changeant qui voit croitre les risques sur les approvisionnements et la cyber sécurité,
- La conformité notamment en matière de RSE (CSRD par exemple) et les exigences de traçabilité selon les secteurs,
- La RSE avec une notion d’achats durables de plus en plus présente et qui nécessite une bonne coordination et un travail collaboratif avec les fournisseurs et toute la chaîne achats,
- La co-innovation pour favoriser la collaboration stratégique et créer de la valeur ensemble.
Automatisez et simplifiez vos relations fournisseurs avee le logiciel SRM Oxalys.
Bonne pratique n°1 : Centraliser les données pour une bonne gestion de la relation fournisseur
Bien gérer la relation fournisseur c’est avant tout avoir de la visibilité et maitriser la data associée.
Il est donc important, pour développer des relations fournisseurs efficaces, de centraliser l’ensemble des données relatives aux fournisseurs dans un référentiel unique et partagé entre les demandeurs (collaborateurs effectuant des demandes d’achats) et vos fournisseurs.
Utiliser un logiciel SRM (Supplier Relationship Management) qui permet de piloter la relation avec les fournisseurs est une solution largement éprouvée. Il met à votre disposition une base fournisseurs unique et des outils pour tracer l’historique des commandes et des contrats fournisseurs, stocker les documents, suivre les performances de chaque fournisseur, s’assurer du respect de la conformité, etc
💡Cas concret : La mise en place d’un SRM chez EL2D a contribué à un meilleur contrôle de la chaine d’approvisionnement
Afin de fluidifier les prises de commandes et renforcer l’autonomie de ses conducteurs de travaux dans leurs prises de commandes, EL2D, entreprise spécialisée dans le bâtiment et l’installation électrique, a mis en place une gestion des catalogues fournisseurs avec Oxalys ce qui a permis de déployer un référentiel fournisseurs respectant sa politique achat.
« Nous avons pu créer un outil de rayonnage virtuel dans lequel nous mettons en avant les références que nous sélectionnons. Cet outil, conjugué à notre système de workflow, permet à nos acheteurs de réaliser leurs commandes sans que nous ayons à faire de contrôle ni de validation à posteriori. En facilitant le suivi et la validation de leurs demandes d’achats ainsi que l’accès aux informations utiles pour valider ou refuser un achat, Oxalys contribue au renforcement du contrôle de la chaîne d’approvisionnement »
Nicolas Oudot, Président Directeur Général
Bonne pratique n°2 – Relation fournisseur : Clarifier les rôles et fluidifier la communication
Pas de relation durable et transparente entre partenaires sans une communication fournisseur simple et directe. Cela nécessite de la part des acheteurs d’être attentif à :
- La définition de circuits de communication clairs et fiables,
- Des points de contact uniques selon la typologie de fournisseurs,
- La mise en place d’espaces dédiés et collaboratifs tels que des portails fournisseurs qui simplifie les échanges avant, pendant et après la prestation, y compris pour la gestion des réclamations,
- Le partage d’information clés en particulier en matière de commandes et de factures.
💡Cas concret : Le Groupe AXIAN a modernisé son SI Achats et renforcé sa collaboration fournisseurs
Le groupe AXIAN, groupe international qui opère sur le continent africain a installé la solution Oxalys avec l’objectif de dématérialiser tous ses processus achat, faciliter le rapprochement des demandes d’achats et assurer un traitement – des factures fournisseurs de bout en bout. Les flux Achats ont été fiabilisés et le risque qu’une facture fournisseur ne soit pas comptabilisée a quasiment disparu. Les appels d’offres sont également plus transparents grâce à la plateforme de sourcing qui assure un « selfcare fournisseurs » de bout en bout.
« Nous avons décidé de faire un saut en avant dans l’innovation et de nous équiper avec une suite complète qui répond à nos enjeux et plus encore ! La réactivité de la Supply Chain est devenue un enjeu prépondérant dans nos secteurs d’activités. C’est vital pour nous. Une non-qualité de la chaine Achats peut avoir un impact direct sur nos relations fournisseurs mais aussi sur notre performance globale et même l’approbation de nos comptes. »
Philippe Prodhomme – Directeur Financier Groupe
Bonne pratique n°3 – Relation fournisseur : Donner de la visibilité sur les engagements et les paiements
Le poil à gratter de la relation fournisseur est souvent le manque de visibilité des fournisseurs et du client sur les engagements financiers.
La transparence sur les données budgétaires, les délais de paiement ou encore l’état d’avancement des factures est de mise dans ce cas, car elle seule permet de développer la confiance.
Là encore, la digitalisation des engagements et du suivi des paiements peut se révéler un outil à valeur ajoutée pour assister les acheteurs au quotidien et renforcer la collaboration avec les fournisseurs. L’automatisation et la centralisation des processus donnent une image en temps réel de la relation clients-fournisseurs qui peut être partagée via un portail collaboratif.
Les fournisseurs accèdent aux données et savent précisément où ils en sont notamment en matière de règlement de leurs factures.
Bonne pratique n°4 : Digitaliser la relation fournisseur pour la fiabiliser
La fiabilité des processus est un autre élément indispensable pour réussir à développer une relations fournisseurs durable et équilibrée. Cela passe par automatiser les commandes ainsi que les approbations avec un impact direct sur :
- Le contrôle de cohérence et de pertinence des processus qui réduit les risques d’erreurs
- La réduction des litiges fournisseurs grâce à la dématérialisation des factures
- Les délais de paiement qui sont raccourcis
En outre, les solutions de lecture automatique de documents facilitent les rapprochements intelligents entre les bons de commandes et les factures et libèrent du temps pour les équipes Achats.
💡Cas concret :
F2J Industry a réduit de près de 40% dans le traitement de ses factures fournisseurs grâce à la digitalisation
F2J Industry, acteur mondial dans le secteur de la sous-traitance du transport terrestre, a choisi de centraliser et engager la transformation digitale de l’ensemble de sa chaîne de valeur Procure-to-Pay. L’entreprise a déployé un nouveau SI et une solution e-procurement qui lui a permis d’automatiser et sécuriser une grande partie de ses processus.
« Nous avons gagné près de 40% du temps passé sur le processus de traitement des factures fournisseurs. Avec certains de nos fournisseurs, nous avons ainsi gagné jusqu’à trois jours dans le traitement de nos commandes. Nous avons également réduit notre panel de fournisseurs, en privilégiant les plus actifs, ce qui nous a permis de négocier avec eux leurs tarifs et délais de livraison, et de réduire ainsi nos coûts. »
Jean-Baptiste Collin – Responsable achats
Bonne pratique n°5 – Relation fournisseur : Structurer les processus de sélection et d’évaluation fournisseurs
La relation fournisseur implique une évaluation de la performance fournisseurs avec des critères objectifs en matière de prix, de qualité, de délais de livraison mais aussi d’innovation ou de durabilité.
Un des points clés est de réaliser une évaluation continue des fournisseurs afin de gagner en professionnalisme dans l’évaluation fournisseurs, rester réactif et maintenir le dialogue et la communication tout au long de la relation.
Cela nécessite de définir des KPI achats (indicateurs clés de performance) et des tableaux de bord achat et de pilotage de la relation fournisseurs partagés avec vos fournisseurs dans une logique d’amélioration continue.
Bonne pratique n°6 – Relation fournisseur : Passer à un partenariat fournisseur à valeur ajoutée
Co-innovation, innovation fournisseurs, retour d’expérience, plans de progrès… autant de notions clés qui ne sont pas de vains mots dans la relation fournisseurs. En effet, définir des objectifs communs avec ses fournisseurs stratégiques est un des leviers d’innovation et de compétitivité pour les entreprises qui souhaitent bénéficier d’avantages concurrentiels notables.
Seule une politique Achats reposant sur des partenariats stratégiques fournisseurs permet d’atteindre rapidement des objectifs d’innovation pérennes.
💡Cas concret :
CCA choisit le mode projet pour gérer ses achats et mieux intégrer ses partenaires dans la co-innovation
L’entreprise CCA, partenaire de rang 1 des principaux avionneurs, a adopté un fonctionnement en mode gestion de projet achats. Alliée à un suivi rigoureux des fournisseurs et une démarche de co-innovation avec ses partenaires stratégiques, cette approche lui permet de digitaliser toute la chaine de valeur du processus de sélection et de gérer les transferts (changement de fournisseurs) et qui pouvait doubler le temps passé en raison du niveau d’exigence des livrables.
« Oxalys est outil collaboratif qui permet de travailler avec les autres équipes. Son principal point fort est de réussir à cadrer et synthétiser l’expression du besoin et à créer un entonnoir pour ordonner, prioriser et affecter les données afin de mieux suivre la demande. L’autre point fort, c’est la possibilité de créer autant de projets que de processus et de créer des espaces de partage. »
Responsable achats
Bonne pratique n°7 : Accompagner les équipes Achats pour une gestion durable de la relation fournisseur
Last but not least : la sensibilisation de vos équipes à l’importance et aux enjeux de la relation fournisseur ! Cela passe par de la formation, de la communication et aussi par un travail pour faire adopter l’usage des outils mis à leur disposition pour gérer la relation fournisseur. La conduite du changement Achats n’est pas à négliger pour permette un engagement des collaborateurs et des équipes Achats.
💡Cas concret :
Les Achats parviennent à obtenir un taux d’adoption de 80% pour leur « Naos Store » et une couverture achat élargie
Naos, entreprise française du secteur de la cosmétique, a déployé une solution d’e-Procurement et de SRM baptisée NAOS Store. Le portail st dédié aux achats indirects et a été pensé pour être ergonomique et intuitif et s’appuie sur la solution Achats Oxalys. Les utilisateurs ont gagné en autonomie, en simplicité et en efficacité et les processus Achats ont été fluidifiés et sécurisés. Les données sont partagées avec les fournisseurs et la relation avec les fournisseurs a été largement fluidifiée.
« Nous avons misé sur la communication interne afin que les utilisateurs adhèrent au projet et s’investissent dans le futur outil. Tout d’abord, ce sont eux qui ont choisi son nom (NAOS Store). Ensuite nous avons mis en place une communication régulière et comme dans tous les projets, il a fallu de la pédagogie et des sessions de sensibilisation. Nous avons atteint un taux d’adoption de 80% en 6 mois grâce à l’ergonomie de la solution et à un accompagnement au changement, sous forme de newsletters vidéo. »
Stéphane Faustin Leybac C- Directeur Achats Groupe
Découvrez Oxalys, le logiciel SRM pour améliorer la relation fournisseur
Vous l’avez compris, la relation fournisseur nécessite d’être outiller pour faciliter l’ensemble des échanges et des processus avec vos fournisseurs. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur une SRM, un logiciel dédié à la relation client.
Le SRM d’Oxalys vous permet de piloter vos processus fournisseurs dans un seul outil accessible à la fois aux acheteurs ET aux fournisseurs pour faciliter la communication.
Vous pouvez ainsi :
Disposer d’une vue à 360° de vos fournisseurs
- Centraliser les données fournisseurs de toute nature (contrat, certificat, etc.) dans un référentiel unique, traçable et spécialisé,
- Partager les données avec les fournisseurs et leur permettre de fournir les données aisément de façon dématérialisée,
- Améliorer l’aide à la décision grâce à une vision complète des données et des restitutions sous forme de tableaux de bord,
- Réduire le risque fournisseurs en vous assurant plus facilement des obligations légales ou règlementaires grâce à des alertes automatiques et à l’anticipation de potentielles défaillances.
Faciliter l’évaluation des fournisseurs
- Mesurer la performance des fournisseurs en donnant la parole aux évaluateurs (acheteurs, opérationnels, magasiniers, etc.) selon les critères qualitatifs ou quantitatifs que vous aurez définis par campagne,
- Consolider les résultats selon un barème de notation de critères qui vous sont propres,
- Dynamiser la relation fournisseurs avec des campagnes d’évaluation conduites régulièrement et sans effort,
- Mettre en œuvre facilement les plans de progrès.
Mettre en place un portail fournisseurs
- Améliorer la communication avec les fournisseurs qui transmettent er reçoivent aisément les documents liés à leurs flux commerciaux,
- Utiliser les données dans les fonctions Source-to-Contract pour gagner en fluidité,
- Déporter chez le fournisseur les tâches à faible valeur ajoutée,
- Maintenir à jour des informations administratives,
- Simplifier l’évaluation des fournisseurs,
- Gagner du temps lors des consultations et des appels d’offre.
La relations fournisseur d’aujourd’hui font la stratégie achat de demain
Pour améliorer la relation fournisseur, il faut avant tout faire évoluer sa posture en passant d’une logique uniquement transactionnelle avec les fournisseurs à un partenariat gagnant/gagnant, engageant et durable.
Pour cela, vous devez veiller à centraliser les données, fluidifier et clarifier les échanges, structurer vos processus, favoriser la transparence tout au long de la relation, digitaliser et développer la co-innovation.
Des points essentiels quand on songe à tous les défis à venir pour les acheteurs en matière de RSE, de data et de technologies (comme l’intelligence artificielle) !
Poser dès aujourd’hui les bases d’une relation fournisseurs durable, c’est construire une politique Achats forte pour demain.
Automatisez et simplifiez vos relations fournisseurs avee le logiciel SRM Oxalys.
Allez plus loin !
